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Verpflichtungen für Arbeitgeber im öffentlichen Dienst

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Capelo?

Capelo steht für "Carrière Publique Electronique - Elektronische Laufbahn im öffentlichen Dienst".

Capelo ist die Datenbank, die die elektronischen Laufbahndaten des Personals des öffentlichen Dienstes, einschließlich der Daten von statutarischen Bediensteten, sammelt und verwaltet.

Mit Laufbahndaten meinen wir:

  • die Leistung und Abwesenheiten
  • die Gehälter und Gehaltszulagen
  • die erforderlichen Diplome.

Die in dieser Datenbank gespeicherten Daten bilden die Grundlage für die elektronische Pensionsakte, die während der gesamten Laufbahn aktualisiert wird.

Diese Datenbank ist daher für den FPD unverzichtbar:

  • um Pensionsschätzungen vorzunehmen
  • um das früheste Pensionierungsdatum zu berechnen
  • um die Höhe der Pension bestimmen zu können.

Über mypension.be kann der Mitarbeiter seine Laufbahndetails, das Datum seiner Pensionierung und seine Pensionsschätzung einsehen.

 

Was muss ich als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst tun?

Sie müssen alle Laufbahndaten Ihrer Mitarbeiter, die Anspruch auf eine Beamtenpension haben, über die Website der Sozialsicherheit eingeben.

  • Die Laufbahndaten von vor 2011, die sogenannten "historischen Daten", mussten von den Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes für alle ihre Mitarbeiter am 1. Januar 2011 mitgeteilt und bis spätestens 31. Dezember 2015 validiert werden. Die historischen Daten geben einen Überblick über die Laufbahnen in allen öffentlichen Verwaltungen bis zum 31. Dezember 2010. Bei Arbeitnehmern, die am 1. Januar 2011 nicht mehr im öffentlichen Dienst beschäftigt waren, muss der letzte Arbeitgeber auf Verlangen der Pensionseinrichtung ebenfalls eine Bescheinigung über "historische Daten" vorlegen.
    Für Arbeitnehmer, die nach dem 1. Januar 2011 in den öffentlichen Dienst eingetreten sind und die bereits vor dem 1. Januar 2011 für den öffentlichen Dienst gearbeitet haben, ist es Sache des ersten Arbeitgebers nach dem 1. Januar 2011, eine elektronische Bescheinigung der historischen Daten auszustellen und zu validieren.
     
  • Die Laufbahndaten ab dem 1. Januar 2011 werden über die Sozialsicherheitserklärung = DmfA (Déclaration multifonctionelle/ multifunktionale Erklärung) erhoben.
     
  • Diese Daten können durch die Erklärung "Ergänzung zur Laufbahnakte" ergänzt werden, wie beispielsweise für die Erklärung von Diplomen und den Grund für das Ende eines statutarischen Arbeitsverhältnisses.

 

Welche Daten muss ich eingeben?

Historische Daten

Wenn Sie am 1. Januar 2011 einen Mitarbeiter beschäftigt haben, müssen Sie die folgenden Daten für den Zeitraum vor diesem Datum erfassen und weiterleiten:

  • vollständige Angaben zu Diplomen, Leistungen und Abwesenheiten während der gesamten Laufbahn des Mitarbeiters
  • vollständige Angaben zu Gehältern und Leistungen ab dem 1. Januar 2006, wenn es sich um einen statutarisch Bediensteten handelt.

Weitere Informationen: Erklärung einreichen "Historische Daten" und Verwaltungsanweisungen "Historische Daten".

Besonderheiten bei der Erklärung von historischen Daten

  • Belgische Nationalbank

    Obwohl der Name vermuten lässt, dass es sich um einen öffentlichen Arbeitgeber handelt, wurde die Nationalbank in Form eines privaten Unternehmens gegründet, das aber Aufgaben von allgemeinem Interesse wahrnimmt. Das bedeutet, dass die Anstellung bei der Nationalbank eine private Dienstleistung ist, und somit nicht in Capelo angegeben werden darf.

    Ausnahme: Nur ehemalige statutarisch Bedienstete der Kommission für das Bank-, Finanz- und Versicherungswesen (ex-CBFA), die ab dem 01/04/2011 in die Nationalbank versetzt wurden, können ihre Dienste bei der Nationalbank anmelden.
     

  • Bei einer gemeinnützigen Gesellschaft erbrachte Dienste

    Aufgrund der eigenen Rechtspersönlichkeit eines gemeinnützigen Vereins sind diese Zeiten für die Beamtenpension nicht zulässig und können daher nicht für Capelo angegeben werden. Diese Vergütung geht nicht zu Lasten der Staatskasse, und eine dauerhafte Anstellung ist nicht möglich.
     

  • Studentenjobs

    Studentenjobs können für die Beamtenpension in Frage kommen und können in der Bescheinigung über die historische Laufbahn in Capelo eingetragen werden wenn:

    • sie in einer Position ausgeführt werden, in der eine Ernennung möglich ist
    • sie von der Staatskasse vergütet werden
    • der Jobstudent das für die Stelle erforderliche Diplom besitzt
    • der Jobstudent später eine feste Anstellung erhält.

    Ob Sozialversicherungsbeiträge gezahlt wurden oder nicht, ist irrelevant.
     

  • Anstellungen im Rahmen von Art. 60, §7 und Art. 61 des Sozialamtgesetzes

    Eine Beschäftigung im Rahmen von Artikel 60, §7 und 61 des Sozialamtgesetzes berechtigt nicht zu einer Beamtenpension.

    Dies sind Positionen, in denen eine Ernennung nicht möglich ist.

    Diese Beschäftigungen können nicht in die historische Laufbahnbescheinigung Capelo und in die DmfA-Erklärung aufgenommen werden.

DmfA

Die DmfA enthält die Lohn- und Arbeitszeitdaten aller Arbeitnehmer, die während eines bestimmten Quartals bei einem Arbeitgeber beschäftigt waren. Ab dem 1. Quartal 2011 wird die DmfA mit 3 neuen Datenblöcken erweitert. Es handelt sich um den Block "Beschäftigungsdaten des öffentlichen Dienstes", einschließlich der Blöcke ‚Gehälter gemäß der Lohnskala und "Gehaltszulagen".

Weitere Informationen: DmfA und Capelo

Ergänzungen zur Laufbahnakte

  • Wenn für eine Einstellung oder Ernennung ab dem 1. Januar 2011 ein Diplom erforderlich ist, müssen Sie die Elemente dieses Diploms (Titel, Ausstellungsdatum usw.) angeben.
  • Wenn Sie einen Arbeitnehmer nach dem 1. Januar 2011 entlassen, müssen Sie eine Kopie der Beendigung des statutarischen Arbeitsverhältnisses vorlegen.

Weitere Informationen: Erklärung einreichen "Ergänzung der Laufbahnakte" und Verwaltungsanweisungen "Ergänzung der Laufbahnakte"

 

Wann muss ich diese Daten eingeben?

Historische Daten

Sie müssen alle historischen Laufbahndaten für Arbeitnehmer, die am 1. Januar 2011 beschäftigt waren vor dem 1. Januar 2016 eingeben.

Darüber hinaus muss jedem Pensionsantrag mit Eingangsdatum ab dem 1. Januar 2013 die elektronische Erklärung der historischen Daten beigefügt werden.

Sie haben das noch nicht getan? Dann tun Sie dies so schnell wie möglich!

 

DmfA

Die Frist, innerhalb derer Sie eine DmfA-Erklärung an das LSS senden müssen, läuft grundsätzlich am letzten Tag des Monats ab, der auf das Quartal folgt, für das die Erklärung abgegeben werden muss. Beispielsweise läuft die Erklärungsfrist für das erste Quartal am 30. April ab. Dies ist also der letzte Tag, an dem Sie die Erklärung fristgerecht einreichen können.

Ergänzungen zur Laufbahnakte

Sie müssen die zusätzlichen Daten zu diesem Zeitpunkt eingeben. Also sobald das Diplom verlangt wird oder wenn Sie das statutarische Arbeitsverhältnis beenden.

 

Wie muss ich diese Daten eingeben?

Historische Daten

Die historischen Laufbahndaten können Sie nach Wahl eingeben:

Weitere Informationen finden Sie in den Anleitungen "Wie über Batch versenden" oder "Wie online einreichen". Sie finden hier auch die Beschreibung der Anomalien.

 

DmfA

Die DmfA-Erklärung kann über das Web oder über Batch eingereicht werden. Sie können die Erklärung selbst einreichen oder an ein anerkanntes Sozialsekretariat oder einen Dienstleister auslagern. Weitere Informationen finden Sie über DmfA - Multifunktionale Erklärung oder DmfA für Provinz- und Kommunalbehörden.

 

Ergänzungen zur Laufbahnakte

Sie müssen die folgenden Daten über die Website der Sozialversicherung eingeben:

  • alle Angaben zu den Diplomen müssen Sie manuell eingeben und eine Kopie der Diplome als PDF-Datei anhängen
  • wenn Sie ein statutarisches Arbeitsverhältnis beenden, müssen Sie eine Kopie der Verwaltungsurkunde als PDF beifügen.

Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung "Wie einreichen?"

 

Was passiert, wenn ich die Daten nicht weitergebe?

Ab dem 1. September 2019 können per Gesetz Sanktionen verhängt werden, wenn Sie keine elektronische Bescheinigung über die historischen Daten vorlegen.

Ausnahme: Dies gilt trotzdem, wenn Sie eine Protokollvereinbarung mit dem Pensionsdienst haben. Sie sind dann von der Verschlüsselung der historischen Daten für Vertragsbedienstete befreit. Wie in dieser Vereinbarung festgelegt, kann diese Freistellung jedoch nur unter der Bedingung gewährt werden, dass Ihre Verwaltung innerhalb der Frist von einem Monat eine elektronische Bescheinigung einreicht und validiert:

  1. nach dem Datum, an dem der Vertragsbedienstete noch dauerhaft in Ihren Vorstand berufen ist
     
  2. nach der Beendigung von Positionen in Ihrem Vorstand, wenn der Mitarbeiter unmittelbar als Vertrags- oder statutarisches Personalmitglied bei einem anderen Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes angestellt ist
     
  3. nach Dienstantritt bei einem neuen Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes, wenn der ehemalige Bedienstete aus dem Dienst der Institution ausgeschieden ist und anschließend als Vertrags- oder statutarisches Personalmitglied bei einem Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes wieder eingestellt wird
     
  4. nach dem Antrag des FPD, je nachdem, welches das Datum des Antrags ist.

 

Wo kann ich meine Fragen stellen?

Haben Sie Fragen zur:

  • der Eingabe der Daten? Falls ja, wenden Sie sich bitte an unsere Abteilung für Laufbahnverwaltung von Beamten über id@sfpd.fgov.be
  • mögliche Sanktionen, die im Capelo-Gesetz vorgesehen sind? Falls ja, wenden Sie sich bitte an die Abteilung Sanktionen Capelo über sanctiescapelo@sfpd.fgov.be.

 

Häufig gestellte Fragen

 

Was mache ich, wenn ein DmfA-Code für bestimmte Gehaltsskalen oder Gehaltszulagen noch nicht verfügbar ist?

Wenn Sie bei der Erstellung Ihrer DmfA-Erklärung feststellen, dass für bestimmte Gehaltsskalen oder Gehaltszulagen noch kein DmfA-Code zur Verfügung steht, können Sie in dringenden Fällen und in Erwartung der Zuteilung eines gültigen Codes folgende Codes verwenden:

  • 999999999949: für Gehaltsskalen
  • 111111111127: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als jährlicher Betrag
  • 222222222254: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als Prozentsatz
  • 333333333381: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als variabler Prozentsatz
  • 444444444411: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als ein Betrag pro Stunde/Leistung
  • 555555555538: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als Prozentsatz pro Stunde/Leistung
  • 666666666665: für Gehaltszulagen, ausgedrückt als ein variabler Betrag.

Weitere Informationen über die Eingabe der Gehaltsskalen und Gehaltszulagen über DmfA-Atlas.

 

Wie muss ich Diplome eingeben und warum?

Diplomvergütung?

Bestimmte Diplome können dem Arbeitnehmer bei der Berechnung der Pension eine (Teil-)Diplomvergütung gewähren.
Mit anderen Worten, zu der für die Berechnung der Pension in Frage kommenden Laufbahn wird ein Zeitraum hinzugerechnet, der höchstens der für den Erwerb des Diploms erforderlichen Mindestanzahl von Studienjahren entspricht.
Unter bestimmten Bedingungen wird das Diplom ganz oder teilweise auf die Pension als statutarischer Bediensteter angerechnet.
Die eingegebenen Diplomdaten werden somit bei der Berechnung der Pensionshöhe berücksichtigt (und zwar für einen bestimmten Zeitraum vor dem Datum der Pensionierung, die allmählich abgebaut wird). Richtige Diplomdaten sind also entscheidend!

 

Welche Diplome muss ich eingeben?

Dürfen in Capelo eingegeben werden: Dürfen nicht in Capelo eingegeben werden:
  • universitäre oder nicht-universitäre Hochschuldiplome
  • technische, maritime oder künstlerische Hochschuldiplome
  • mit vollständigem Lehrplan
  • die Studien mit einer Dauer von 2 Jahren oder länger entsprechen
  • der Besitz eines Hochschuldiploms war eine Voraussetzung für die Eignung für die Stelle, entweder bei der Einstellung oder bei einer späteren Ernennung
  • Diplome der Grund- und weiterführende Schulausbildung
  • Diplome der höheren Berufsbildung (HBO5)
  • durch soziale Förderung erworbene Diplome
  • von den Königlichen Musikkonservatorien verliehene Musikdiplome des ersten Preises und höhere Diplome - alte Struktur
  • Diplome, die bei Einstellung oder Beförderung nicht erforderlich waren
  • Urkunden, Zeugnisse, Bescheinigungen und dergleichen

Nachstehend sehen Sie die Diplome, die nur eingegeben werden, wenn sie für die Funktion erforderlich sind:

Représentation visuelle les diplômes qui peuvent être introduits, uniquement s'ils sont requis pour la fonction

 

Welche Studiendauer darf ich eingeben?

Die gesetzliche Studiendauer zur Erlangung des Titels oder des Diploms wird in Jahren ausgedrückt, und zwar auch dann, wenn der Betreffende diese Mindestzahl tatsächlich überschritten hat, indem er sie z. B. ein Jahr wiederholt hat oder wenn er die Wahl hatte, das Studium über einen längeren Zeitraum zu verteilen.

 

Was ist, wenn mein Arbeitnehmer mehrere Diplome hat?

Wenn der Arbeitnehmer mehrere Diplome erworben hat, dürfen Sie nur das erforderliche Diplom angeben.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter mit einem Master-Abschluss wird in einer Position eingestellt, für die ein Bachelor-Abschluss erforderlich ist: Sie dürfen nur die Mindestanzahl an Studienjahren angeben, die die betreffende Person für den Erwerb des Bachelor-Abschlusses benötigt hat.

Sie müssen konkret in das Feld:

  • "Titel des Diploms" eingeben, dass es sich um einen Bachelor-Diplom handelt.
  • "Dauer (in Jahren)" die Mindestanzahl der Studienjahre eingeben, die für den Erwerb des Bachelor-Diploms erforderlich sind (z. B. 3 Jahre).

 

Was ist, wenn ein Mitarbeiter Studienzeiten regularisieren möchte?

Wenn ein Mitarbeiter ein Diplom regularisieren möchte, müssen Sie als Arbeitgeber nichts unternehmen. Die betreffende Person muss selbst bei mypension.be einen Antrag einreichen. Im Gegensatz zur Diplomvergütung muss das bei der Regularisierung erworbene Diplom nicht Voraussetzung für die unbefristete Anstellung oder eine spätere Beförderung gewesen sein. In dieser Situation wird der Föderale Pensionsdienst das Diplom nach seiner effektiven Regularisierung der Laufbahn in mypension.be hinzufügen.

 

Wie muss ich Abwesenheitszeiträume (Maßnahmen zur Reorganisation der Arbeitszeit-MRA) eingeben?

In den historischen Daten ermöglichen etwa 30 ‚Maßnahmen zur Reorganisation der Arbeitszeit‘ die Meldung aller Arten von Abwesenheiten, die im öffentlichen Dienst verwendet werden. Wir werden uns das näher ansehen.

 

Welche MRA muss gewählt werden?

Die Entscheidung über die Gewährung des Urlaubs muss die Auswirkungen der Abwesenheit auf die nachfolgende Laufbahn aufzeigen (in Übereinstimmung mit den geltenden Statuten):

  • wird der Zeitraum vergütet oder nicht?
  • ist der Zeitraum gleich der Dienstaktivität oder nicht (= Inaktivität)?
  • geht es um Verfügbarkeit (Disponibilität) mit oder ohne Wartegehalt?

Die Antworten auf diese Fragen müssen Ihnen bei der Wahl der richtigen Maßnahme helfen.

Eine Liste mit der Beschreibung aller Maßnahmen finden Sie in den Verwaltungsanweisungen auf der Website der Sozialversicherung.

 

Wie gebe ich eine MRA ein?

Bei der Eingabe einer MRA müssen Sie eine separate Laufbahnlinie erstellen, die eine Verbindung zu einer vorherigen und möglicherweise nächsten Laufbahnlinie herstellt. Beispiel:

  • Linie: Leistungen zu 100 % vom 01/09/1990 bis 31/10/1990
  • Linie: Code 502 vom 01/11/1990 bis 31/12/1990
  • Linie: Leistungen zu 100 % vom 01/01/1991 bis 31/12/1991

Und also nicht:

  • Linie: Leistungen zu 100 % vom 01/09/1990 bis 31/12/1991
  • Linie: Code 502 vom 01/11/1990 bis 31/12/1990

 

Was ist der Unterschied zwischen einer MRA und einer "nicht situierbaren Abwesenheit"?

Eine nicht situierbare Abwesenheit ist ein Code für Abwesenheiten, die in Tagen oder Teilen von Tagen erfasst und über die Zeit verteilt werden und die keinen ununterbrochenen Zeitraum bilden (z.B.: 45 Tage pro Jahr Urlaub aus überwiegenden familiären Gründen, möglicherweise unterbrochen).

Eine Liste mit der Beschreibung dieser Codes finden Sie in den Verwaltungsanweisungen auf der Website der Sozialversicherung.

Wann gebe ich eine MRA ein und wann gebe ich einen Code für nicht situierbare Abwesenheit ein?

  • Abwesenheit von mindestens 6 aufeinander folgenden Kalendertagen: MRA eingeben
  • Abwesenheit von max. 5 aufeinander folgende Kalendertage: Geben Sie den Code für nicht situierbare Abwesenheit ein

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