|
|
|

Verplichtingen voor werkgevers van de overheidssector

Capelo?

Capelo staat voor 'Carrière Publique Electronique - Elektronische Loopbaan Overheid'.

Capelo is de databank die de elektronische loopbaangegevens van het personeel uit de overheidssector, inclusief de gegevens van de contractuele personeelsleden, verzamelt en beheert.

Met loopbaangegevens bedoelen we:

  • de prestaties en afwezigheden;
  • de wedden en weddenbijslagen;
  • de vereiste diploma’s.

De gegevens die in deze databank staan, vormen de basis voor het elektronische pensioendossier, en worden tijdens de hele loopbaan bijgewerkt. Deze databank is onmisbaar voor de Pensioendienst om:

  • pensioenramingen te maken;
  • de vroegste pensioendatum te berekenen;
  • het pensioenbedrag te kunnen bepalen.

De werknemer kan zijn loopbaangegevens, pensioendatum en pensioenraming raadplegen via mypension.be.

 

Wat moet ik als werkgever van de overheidssector doen?

U moet alle loopbaangegevens van uw personeel dat in aanmerking komt voor een ambtenarenpensioen invoeren via de website van de Sociale zekerheid.

De loopbaangegevens van vóór 2011, de zogenaamde 'historische gegevens': de werkgevers van de openbare sector moesten deze gegevens voor al hun personeelsleden die op 1 januari 2011 in dienst waren, doorgeven en valideren tegen uiterlijk 31 december 2015. De historische gegevens bevatten een overzicht van de loopbaan bij alle overheidsdiensten tot en met 31 december 2010:

  • Voor werknemers die op 1 januari 2011 niet meer in dienst waren bij de overheidssector moet de laatste werkgever ook een attest 'historische gegevens' indienen op vraag van de pensioeninstelling.
  • Voor werknemers die in dienst traden in de overheidssector na 1 januari 2011 en die al gewerkt hadden voor de overheidssector voor 1 januari 2011 is het aan de eerste werkgever na 1 januari 2011 om een elektronisch attest van de historische gegevens af te leveren en te valideren.

De loopbaangegevens vanaf 1 januari 2011 worden ingezameld via de aangifte van de sociale zekerheid = DmfA (Déclaration multifonctionelle/ multifunctionele Aangifte).

Deze gegevens kunnen vervolledigd worden door de aangifte 'Aanvullingen bij het loopbaandossier', zoals voor het aangeven van diploma's en de reden van het einde van een statutaire relatie.

 

Welke gegevens moet ik ingeven?

Historische gegevens

Als u een werknemer in dienst had op 1 januari 2011, dan moet u voor de periode voorafgaand aan deze datum de volgende gegevens verzamelen en doorsturen:

  • de gegevens over de diploma's, prestaties en afwezigheden voor de hele loopbaan van de werknemer in de overheidssector;
  • de gegevens over de wedden en weddebijslagen vanaf 1 januari 2006 als de werknemer benoemd is.

 

Wanneer is de aangifte van historische gegevens al dan niet verplicht?

Contractuele diensten komen niet meer in aanmerking voor het ambtenarenpensioen als de 1e vaste benoeming (of gelijkgestelde situatie) gebeurde na 30 november 2017 (uitgezonderd tijdelijk onderwijspersoneel). In bepaalde situaties heeft het dus geen zin meer om historische gegevens (DHG) in te voeren.

Schematisch overzicht van de mogelijke situaties:

Persoon in dienst op 1 januari 2011 (type 0)
Situatie van het personeelslid op 01/01/2011 Actie van de werkgever
Statutair DHG verplicht
Contractueel, benoemd vóór 01/12/2017 DHG verplicht
Contractueel, benoemd na 30/11/2017 Geen DHG, behalve als het personeelslid al een 1e benoeming kreeg in het verleden*
Tijdelijk statutair personeelslid in het onderwijs DHG verplicht als het personeelslid een benoeming krijgt (ongeacht de benoemingsdatum)
Contractueel (en geen benoeming) Geen DHG
Contractuelen met vrijstelling PSD Geen DHG

* Specifieke situatie: Als het personeelslid contractueel is op 1 januari 2011, voor het eerst benoemd werd na 30 november 2017 en enkel tijdelijke prestaties leverde in het onderwijs vóór 01.01.2011, dan tellen de tijdelijke prestaties mee voor het ambtenarenpensioen. U mag deze prestaties niet aangeven met een DHG van type 0 (behalve als deze aflopen op 31.12.2010). U moet hiervoor een DHG van type 1 gebruiken nadat u dit aangevraagd hebt bij de Pensioendienst.

Schema van de situatie:

Schema van de situatie

 

Persoon niet meer in dienst op 1 januari 2011 (types 1 en 2)
De instructies zijn niet gewijzigd DHG invoeren

 

Persoon in dienst getreden na 1 januari 2011 (type 3)
Situatie van het personeelslid Actie van de werkgever
Statutair in dienst getreden na 01.01.2011 en vóór 01/12/2017 DHG verplicht
Statutair in dienst na 30/11/2017

Geen DHG, behalve:

  • als de betrokkene al een 1e benoeming kreeg in het verleden moet u alle prestaties (statutair, tijdelijk en contractueel) invoeren.
  • als de betrokkene tijdelijke prestaties in het onderwijs vóór 01-01-2011 en geen voorafgaande benoeming heeft, moet u enkel de tijdelijke prestaties in het onderwijs invoeren.
Contractueel in dienst getreden na 01.01.2011 en benoemd vóór 01/12/2017 DHG verplicht
Contractueel, benoemd na 30/11/2017

Geen DHG, behalve:

  • als de betrokkene al een 1e benoeming kreeg (in het verleden). In dit geval moet u alle prestaties invoeren (statutair, tijdelijk en contractueel).
  • als de betrokkene tijdelijke prestaties in het onderwijs vóór 01-01-2011 en geen voorafgaande benoeming heeft. In dit geval moet u enkel de tijdelijke prestaties in het onderwijs invoeren.
Tijdelijk statutair personeelslid in het onderwijs

Geen DHG, behalve als de betrokkene een benoeming krijgt (ongeacht de benoemingsdatum).

  • Als de benoeming gebeurde vóór 01/12/2017, moet u alle contractuele en tijdelijke diensten invoeren.
  • Als de benoeming na 30/11/2017 gebeurt, moet u enkel de tijdelijke diensten invoeren.
Contractueel (zonder benoeming) Geen DHG
Contractuelen met vrijstelling PSD Geen DHG
Algemene opmerking voor type 3: de werkgever moet de historische gegevens niet invoeren als ze al door een andere werkgever ingevoerd zijn of als er geen prestaties zijn in de overheidssector vóór 01.01.2011.

U vindt meer informatie via Aangifte indienen 'Historische gegevens' en Administratieve instructies 'Historische gegevens'

 

DmfA

De DmfA bevat de loon- en arbeidstijdgegevens van alle werknemers die bij een werkgever tewerkgesteld zijn gedurende een bepaald kwartaal. Vanaf het 1e kwartaal 2011 wordt de DmfA met 3 nieuwe gegevensblokken uitgebreid. Het gaat om het blok 'Gegevens van de tewerkstelling met betrekking tot de overheidssector', met daaronder de blokken 'Baremieke wedde' en 'Weddebijslag'.

U moet de Capelo-gegevens invoeren zowel voor uw statutair als voor uw contractueel personeel. De wet van 30 maart 2018 wijzigt voorlopig niets aan de instructies voor de driemaandelijkse aangiften.

U vindt meer informatie via DmfA en Capelo

 

Aanvullingen bij het loopbaandossier

  • Als vanaf 1 januari 2011 een diploma vereist is voor de aanwerving of de benoeming, dan moet u de elementen van dit diploma meedelen (titel, datum van afgifte, …). Op basis van dit document kan de FPD bepalen of de betrokken werknemer al dan niet zijn recht op een overheidspensioen behoudt.
  • Als u na 1 januari 2011 een werknemer ontslaat, moet u een kopie van de beëindiging van de statutaire relatie overmaken. Op basis van dit document kan de Pensioendienst bepalen of de betrokken werknemer al dan niet zijn recht op een overheidspensioen behoudt.

 

Onder welke voorwaarden mag u een diploma invoeren?

De diplomabonificatie hangt af van de loopbaan. U mag enkel een diploma invoeren als alle diploma- en loopbaanvoorwaarden hieronder vervuld zijn:

  • Voorwaarden voor het diploma:
    • Het gaat om een diploma van het hoger onderwijs (hoger universitair of niet-universitair onderwijs, hoger technisch, maritiem of kunstonderwijs) met volledig leerplan en stemt overeen met studies van 2 jaar of langer.
    • Het diploma werd behaald vóór 2 december 2017.
    • Het bezit van dit diploma was een voorwaarde waaraan voldaan moest worden op het moment van de aanwerving of bij een latere benoeming vóór 2 december 2017.
    • Voor een lid van het onderwijspersoneel moet het diploma beschouwd worden als een bekwaamheidsbewijs dat vereist was of voldoende geacht werd voor de uitoefening van de functie, bij de aanvang van de uitoefening, of bij de uitoefening van deze functie.

     

  • Voorwaarden voor de loopbaan:
    • De 1e benoeming of de gelijkstelling (de gerechtelijke stage wordt gelijkgesteld met een vaste benoeming vanaf augustus 2017) gebeurde vóór 2 december 2017 (uitgezonderd onderwijspersoneel).
    • Voor het onderwijspersoneel: de diensten als tijdelijk personeel in het onderwijs moeten gepresteerd zijn vóór 2 december 2017. De diplomabonificatie wordt toegepast als het tijdelijke personeelslid vastbenoemd wordt in het onderwijs.

 

Specifieke situaties bij de invoer van een diploma:

Als een persoon een bachelordiploma heeft en vóór 2 december 2017 benoemd is in een functie waarvoor het diploma niet nodig is, mag u het diploma niet invoeren. Ook niet als de persoon na 1 december 2017 wordt bevorderd of benoemd in een functie waarvoor het bachelordiploma wel vereist is.

Als een persoon een masterdiploma heeft en vóór 2 december 2017 is aangesteld in een functie waarvoor een bachelordiploma nodig is, mag u enkel het bachelordiploma invoeren, zelfs als de persoon na 1 december 2017 bevorderd of benoemd wordt in een functie waarvoor het masterdiploma wel vereist is.

U vindt meer informatie op Aangifte indienen 'Aanvullingen bij het loopbaandossier' en Administratieve instructies 'Aanvullingen bij het loopbaandossier'.

 

Wanneer moet ik die gegevens ingeven?

Historische gegevens

U moest alle historische loopbaangegevens voor werknemers die in dienst waren op 1 januari 2011 vóór 1 januari 2016 ingeven.

Bovendien moet iedere pensioenaanvraag met ingangsdatum vanaf 1 januari 2013 gepaard gaan met de elektronische aangifte van de historische gegevens.

Hebt u dit nog niet gedaan? Doe dit dan zo snel mogelijk!

 

DmfA

De termijn waarbinnen u de DmfA-aangifte naar de RSZ moet sturen, verstrijkt in principe op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarvoor de aangifte moet gebeuren. Zo verstrijkt, bijvoorbeeld, de aangiftetermijn voor het eerste kwartaal op 30 april. Dit is dus de laatste dag dat u de aangifte tijdig kan indienen.

 

Aanvullingen bij het loopbaandossier

U moet de aanvullende gegevens ingeven op het moment zelf. Dus zodra het diploma vereist is of op het moment dat u de statutaire relatie beëindigt.

 

Hoe moet ik die gegevens ingeven?

Historische gegevens

De historische loopbaangegevens kunt u naar keuze invoeren:

U vindt meer informatie in de handleidingen 'Hoe verzenden via batch' of 'Hoe indienen online'. U vindt hier ook de beschrijving van de anomalieën.

 

DmfA

De DmfA-aangifte kan via het web of via batch. U kunt de aangifte zelf indienen of uitbesteden aan een erkend sociaal secretariaat of een dienstverrichter.U vindt meer informatie via DmfA - Multifunctionele aangifte of DmfA voor provinciale en plaatselijke besturen

 

Aanvullingen bij het loopbaandossier

U moet de volgende gegevens via de website van de sociale zekerheid ingeven:

  • alle gegevens over de diploma's moet u manueel invoeren en een kopie van de diploma's als PDF-bestand toevoegen;
  • als u een statutaire relatie beëindigt, moet u een kopie van de administratieve akte als PDF toevoegen.

U vindt meer informatie in de handleiding 'Hoe indienen?'

 

Wat gebeurt er als ik de gegevens niet doorgeef?

Vanaf 1 september 2019 kunnen wettelijk voorziene sancties opgelegd worden als u geen elektronisch attest van de historische gegevens aflevert.

Uitzondering: Als u een protocolakkoord hebt met de Pensioendienst, dan is dit nog altijd van toepassing. Dan bent u vrijgesteld van de codering van de historische gegevens voor het contractueel personeel. Deze vrijstelling kan, zoals vermeld in dit akkoord, enkel toegestaan worden op voorwaarde dat uw bestuur een elektronisch attest indient en valideert binnen de termijn van één maand:

  1. volgend op de datum waarop het contractueel personeelslid vastbenoemd wordt bij uw bestuur;
     
  2. volgend op de stopzetting van de functies bij uw bestuur als het personeelslid onmiddellijk als contractueel of statutair personeelslid in dienst genomen wordt bij een andere werkgever van de overheidssector;
     
  3. volgend op de indiensttreding bij een nieuwe werkgever van de overheidssector, als het gewezen personeelslid uit dienst getreden is bij de instelling en hij later opnieuw als contractueel of statutair personeelslid in dienst treedt bij een werkgever van de overheidssector;
     
  4. volgend op de aanvraag van de FPD, welke de datum van de aanvraag ook is.

 

Waar kan ik mijn vragen stellen?

Hebt u vragen over:

 

Veelgestelde vragen

Algemeen

Hoe los ik anomalieën of waarschuwingen op bij de invoer van een historisch attest?

Anomalieën zijn eventuele fouten in de aangifte. Deze anomalieën moeten opgelost zijn voordat u een attest kunt valideren en versturen.

Waarschuwingen zijn eventuele incoherenties in de aangifte. Deze zijn niet blokkerend (dus de aangifte kan gevalideerd worden) en willen u er vooral op wijzen dat bepaalde gegevens niet coherent blijken te zijn.

In het document Beschrijving van de anomalieën Capelo Historische Gegevens staan alle mogelijke anomalieën en waarschuwingen beschreven. Hiet vindt u ook mogelijke oplossingen voor een anomalie.

Hoe kan ik de vorige werkgever identificeren in het historisch attest?

Om de historische loopbaangegevens in te geven moet u de vorige werkgever in de loopbaangeschiedenis identificeren aan de hand van één van de volgende referenties:

  • KBO-ondernemingsnummer (Kruispuntbank voor Ondernemingen)
  • Inschrijvingsnummer RSZ of RSZPPO
  • FPD-nummer (PDOS-nummer) verstrekt door de FPD en enkel te gebruiken om bepaalde afgeschafte werkgevers te identificeren.

Als u de referentie van een werkgever niet kent, dan kunt u dit zoeken via de link 'repertorium van werkgevers':

repertorium van werkgevers

Vindt u het KBO-nummer van een werkgever niet terug of hebt u andere problemen bij de identificatie van een werkgever? Neem dan contact op met onze dienst Loopbaanbeheer Ambtenaren via id@sfpd.fgov.be.

Hoe lang moet ik een personeelsdossier bewaren?

De algemene regel is dat u personeelsdossiers moet bewaren tot de betrokken werknemer 75 jaar is (wettelijk pensioenleeftijd van 65 jaar + 10 jaar). Wanneer de wettelijke pensioendatum verhoogt, zal deze termijn opschuiven naar 76 jaar (vanaf 2025) en 77 jaar (vanaf 2030).

In het kader van het Capelo-project is het zeer belangrijk om de personeelsdossiers van ex-medewerkers die de overheid hebben verlaten vóór 01.01.2011, te archiveren. Als laatste overheidswerkgever bent u verantwoordelijk voor het doorgeven van de historische loopbaangegevens op het moment dat de pensioendienst hierom vraagt. De loopbaan- en weddegegevens zijn noodzakelijk voor het berekenen van het uitgestelde overheidspensioen.

 

Loopbaangegevens

Nationale Bank van België

Hoewel de naam doet veronderstellen dat dit een overheidswerkgever is, is de Nationale Bank opgericht in de vorm van een private vennootschap die weliswaar taken van algemeen belang waarneemt. Dit houdt in dat tewerkstelling bij de Nationale Bank privé-diensten zijn en dus niet aangegeven mogen worden in Capelo.

Uitzondering: enkel voor ex-statutaire personeelsleden van de Commissie voor Bank-, Financie- en Assurantiewezen (ex-CBFA) die vanaf 01.04.2011 overgeheveld zijn naar de Nationale Bank is het mogelijk om diensten bij de Nationale Bank aan te geven.

Diensten verricht bij een vzw

Door de eigen rechtspersoonlijkheid van een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) zijn deze perioden niet aanneembaar in het ambtenarenpensioen en mogen ze dus niet aangegeven worden voor Capelo. Deze bezoldiging is niet ten laste van de schatkist en er is geen vaste benoeming mogelijk.

Studentenjobs

Studentenjobs kunnen in aanmerking komen voor het ambtenarenpensioen en mogen ingevoerd worden in het historisch loopbaanattest Capelo als:

  • ze uitgevoerd zijn in een ambt waarin een vaste benoeming mogelijk is;
  • ze bezoldigd zijn door de Staatskas;
  • de jobstudent het vereiste diploma bezat voor de functie;
  • de betrokkene vóór 1 december 2017 vastbenoemd werd.

Of er al dan niet RSZ-bijdragen betaald werden, speelt geen rol.
 

Tewerkstellingen in het kader van art. 60, §7 en art. 61 van de OCMW-wet

Een tewerkstelling in het kader van de artikelen 60, §7 en 61 van de OCMW-wet komt niet in aanmerking voor een ambtenarenpensioen.
Het OCMW is de juridische werkgever, maar deze tewerkstellingen kaderen in hun opdracht van maatschappelijke dienstverlening.

Dit zijn functies waarin een vaste benoeming niet mogelijk is.

Deze tewerkstellingen mogen dus niet opgenomen worden in het historisch loopbaanattest Capelo en in de DmfA-aangiftes.

 

Verloven en afwezigheden

Hoe moet ik een afwezigheidsperiode (Maatregelen tot reorganisatie van de arbeidstijd-MRA) invoeren?

In de historische gegevens staan een 30-tal 'maatregelen tot reorganisatie van de arbeidstijd' voor de aangifte van alle types afwezigheden die mogelijk zijn in de overheidssector.

Welke MRA moet ik kiezen?

In het beslissingsbesluit voor de toekenning van een verlof moet duidelijk zijn wat de impact van de afwezigheid is op de verdere loopbaan (in overeenstemming met de geldende statuten):

  • is de periode bezoldigd of niet?
  • is de periode gelijkgesteld met dienstactiviteit of niet (= non-activiteit)?
  • gaat het om terbeschikkingstelling (disponibiliteit) met of zonder wachtwedde?

Het antwoord op deze vragen moet u op weg zetten om de juiste maatregel te kiezen.

U vindt een lijst met de beschrijving van alle maatregelen in de administratieve instructies op de website van de sociale zekerheid.

Hoe voer ik een MRA in?

Bij de invoer van een MRA moet u een aparte loopbaanlijn aanmaken die aansluit op een vorige en eventueel volgende loopbaanlijn. Voorbeeld:

  • 1e lijn: prestaties aan 100 % van 01.09.1990 tot en met 31.10.1990
  • 2e lijn: code 502 van 01.11.1990 tot en met 31.12.1990
  • 3e lijn: prestaties aan 100 % van 01.01.1991 tot en met 31.12.1991

En dus niet:

  • 1e lijn: prestaties aan 100 % van 01.09.1990 tot en met 31.12.1991
  • 2e lijn: code 502 van 01.11.1990 tot en met 31.12.1990

 

Wat is het verschil tussen een MRA en 'niet-situeerbare afwezigheid'?

Een niet-situeerbare afwezigheid is een code voor afwezigheden die opgenomen worden in dagen of delen van dagen en verspreid in de tijd en die geen ononderbroken periode vormen (bijvoorbeeld: 45 dagen per jaar verlof voor dwingende redenen van familiaal belang, eventueel onderbroken). U vindt een lijst met de beschrijving van deze codes in de administratieve instructies op de website van de sociale zekerheid.

Wanneer voer ik een MRA in en wanneer een code voor niet-situeerbare afwezigheid?

  • MRA: bij een afwezigheid van tenminste 6 opeenvolgende kalenderdagen.
  • Code niet-situeerbare afwezigheid: afwezigheid van maximum 5 opeenvolgende kalenderdagen.

 

Hoe geef ik gelijktijdige afwezigheden aan in het historisch loopbaanattest Capelo?

Het kan gebeuren dat een statutaire werknemer gedurende een bepaalde periode tegelijkertijd van 2 afwezigheden geniet. Hieronder leest u hoe u in dat geval gelijktijdige maatregelen tot reorganisatie van de arbeidstijd (MRA) invoert in het attest historische gegevens.

Voorbeeld:

Een voltijdse vastbenoemd personeelslid heeft:

  • van 1 januari 2000 tot 31 december 2000: 1/5 loopbaanonderbreking
  • van 16 maart 2000 tot 5 april 2000: in disponibiliteit wegens ziekte.

Deze disponibiliteit beëindigt de loopbaanonderbreking niet. Met andere woorden, de werknemer is van 16 maart 2000 tot 5 april 2000 tegelijkertijd in loopbaanonderbreking voor 1/5 (code 4) en in disponibiliteit wegens ziekte voor 4/5 (code 507).

Deze periode voert u als volgt in:

  1. Ontdubbel het oorspronkelijk enkelvoudige loopbaanelement in 2 gelijktijdig lopende loopbaanelementen, waarbij 1 om de eerste afwezigheid aan te geven en 1 om de tweede afwezigheid aan te geven.

    Bekijk de tabel hieronder: loopbaanelementen 2 en 3
     

  2. Duid elk type arbeidsovereenkomst aan als 'deeltijds'.

    Bekijk de tabel hieronder: het contracttype wordt '1' in de loopbaanelementen 2 en 3.
     

  3. Duid op elk loopbaanelement de betrokken maatregel tot reorganisatie van de arbeidstijd (MRA) aan.

    Bekijk de tabel hieronder: MRA code 4 (deeltijdse loopbaanonderbreking) voor loopbaanelement 2 en MRA code 507 (terbeschikkingstelling met wachtgeld en behoud van het recht op weddeverhoging) voor loopbaanelement 3.
     

  4. Pas op elk loopbaanelement het aantal uren per week van de werknemer aan, rekening houdend met de resterende prestatie.

    Bekijk de tabel hieronder: tijdens de 1/5 gedekt door de MRA code 4 werkt het personeelslid geen enkel uur. Het aantal uren per week van de werknemer is dus gelijk aan 0. Gedurende de 4/5 gedekt door de MRA code 507 presteert het personeelslid geen enkel uur. Het aantal uren per week van de werknemer is dus ook gelijk aan 0.
     

  5. Vul voor elk element de zone 'aantal uren per week in het basisuurrooster van de werknemer' in door het aantal uren te vermelden dat elke afwezigheid dekt.

    Bekijk de tabel hieronder: de MRA code 4 dekt 1/5 van 38 uur, ofwel 7,60. De MRA code 507 dekt 4/5 van 38 uur, ofwel 30,40.
     

Element Begin Einde Type contract MRA Aantal uren van de werknemer Aantal uren an de maatpersoon Aantal uren in het basisuurrooster
1 01.01.2000 15.03.2000 0 4 30,40 38,00 -
2 16.03.2000 05.04.2000 1 4 0,00 38,00 7,60
3 16.03.2000 05.04.2000 1 507 0,00 38,00 30,40
4 06.04.2000 31.12.2000 0 4 30,40 38,00 -

Samengevat: door de periode met 2 gelijktijdige afwezigheden te ontdubbelen in 2 loopbaanelementen met vermelding van het aantal uren dat elke afwezigheid dekt, kent de FPD het percentage afwezigheid per MRA tijdens de bedoelde periode.

Bovenvermelde informatie kunt u ook nalezen in de administratieve instructies (hoofdstuk III - 7.7.3)

Politiek verlof voor een mandaat op lokaal niveau: welke afwezigheidscode moet ik gebruiken?

Politiek verlof geeft aan een personeelslid de mogelijkheid van het werk afwezig te zijn om een politiek mandaat uit te oefenen.

De wetgeving die van kracht is op het moment dat dit verlof wordt opgenomen, bepaalt welke personeelsleden recht hebben op dit verlof (contractueel, stagiair, (tijdelijk) statutair) en hun administratieve stand.

We maken een onderscheid tussen dienstvrijstelling en het politiek verlof (facultatief of van ambtswege):

  • In geval van dienstvrijstelling is er recht op wedde; deze dagen zijn gelijkgesteld met dienstactiviteit. U moet geen afwezigheidscode invoeren, noch in de historische gegevens noch in de DmfA-aangifte.
  • In geval van facultatief politiek verlof of politiek verlof van ambtswege kan dit afhankelijk van het statuut verschillende uitwerkingen hebben.

 

In deze tabel vindt u een overzicht van de mogelijkheden en de juiste afwezigheidscodes:

STAND POLITIEK VERLOF (AMBTSHALVE / FACULTATIEF) DIENSTVRIJSTELLINGEN
DHG (historische gegevens) DMFA
MRA** Niet-situeerbare afwezigheid** MRA** Prestatiecode**
Contractueel Altijd non-activiteit (schorsing van arbeidsovereenkomst) 521 32 / 25 Geen aangifte
Statutair Non-activiteit* 510 32 510 32 Geen aangifte
Dienstactiviteit* 505 33 505 33 Geen aangifte

*Bijvoorbeeld: voor de federale ambtenaren werd politiek verlof vanaf 01.01.2001 gelijkgesteld met dienstactiviteit; vóór die datum was het politiek verlof gelijkgesteld met de administratieve toestand non-activiteit.

** MRA = periode van meer dan 5 opeenvolgende kalenderdagen (weekend inbegrepen); Niet-situeerbare afwezigheid/Prestatiecode = max. 5 opeenvolgende kalenderdagen.

 

Weddegegevens

Hoe vul ik de correcte weddegegevens in in het historisch attest en via de DmfA-aangifte?

Om een correcte pensioenberekening te kunnen maken, zijn juiste weddegegevens cruciaal.

De weddegegevens zijn bedoeld om de referentiewedde te bepalen die als basis dient voor de berekening van het pensioen van de overheidssector.

De referentiewedde is de gemiddelde wedde:

  • van de laatste 5 jaar van de loopbaan (of van de hele loopbaan als de duur ervan korter is dan 5 jaar) voor wie geboren is vóór 01.01.1962
  • van de laatste 10 jaar van de loopbaan (of van de hele loopbaan als de duur ervan korter is dan 10 jaar) voor wie geboren is na 31.12.1961.

Als uw werknemer op 1 januari 2011 bij u in dienst was, geeft u in het historisch loopbaanattest Capelo de wedden en eventuele weddebijslagen voor deze werknemer in vanaf 1 januari 2006 als de werknemer statutair is (en enkel voor de perioden dat deze werknemer bij u aan de slag was). Lees meer over de invoer van weddegegevens in de administratieve instructies (hoofdstuk III – punt 8).

Als uw werknemer uit dienst trad vóór 1 januari 2011 en de overheidssector verliet, hebben we ook weddegegevens nodig om de berekening van het uitgesteld ambtenarenpensioen mogelijk te maken. Lees meer over de specifieke regels onder het punt ‘Welke weddegegevens moet ik invoeren bij een uitgesteld pensioen?’ verder op deze pagina.

Vanaf 1 januari 2011 geeft u de weddegegevens en eventuele weddebijslagen via de DmfA-aangifte door.

 

Belangrijke velden die u bij de invoer van weddegegevens moet invullen:

  • Referentie van de weddeschaal

    Dit is de referentie naar een unieke weddeschaal bij iedere werkgever van de overheidssector en een onmisbaar gegeven.

    De FPD maakt voor elke werkgever een lijst op met de referentie die u moet gebruiken voor elke weddeschaal voorzien in zijn geldelijk statuut.

    U vindt een overzicht van de referenties via onze pagina DmfA-Atlas.

    Hier kunt u ook de referenties van weddebijslagen raadplegen voor uw organisatie. Niet alle werknemers van de overheidssector hebben recht op weddebijslagen, of hebben slechts gedurende bepaalde loopbaanperiodes recht op dergelijke supplementen. Daarom is de lijn weddebijslag in de historische gegevens facultatief.
     

  • Datum van ranginneming in de geldelijke anciënniteit

    Dit is een cruciaal gegeven. De datum van ranginneming in de geldelijke anciënniteit is de datum vanaf wanneer de geldelijke anciënniteit van de werknemer begint.

    Deze datum wordt uitgedrukt in jaren en maanden en maakt het mogelijk om de geldelijke anciënniteit die de werknemer krijgt, te bepalen.

    Hoe bepaal ik deze datum?

    1. U bepaalt eerst de geldelijke anciënniteit door de duur van alle aanneembare periodes op te tellen. De totale duur wordt uitgedrukt in jaren en maanden;
    2. Vervolgens gaat u terug in de tijd met een duur die overeenstemt met de totale duur van de vooraf berekende geldelijke anciënniteit.
       

    De bepaalde datum stemt overeen met anciënniteit 0. Die datum wordt de datum van ranginneming genoemd.

    Voorbeeld:

    Mevrouw X is vastbenoemd sinds 1 oktober 1992. We berekenen de datum van ranginneming in haar geldelijke anciënniteit op 1 januari 2006: dit is de datum vanaf wanneer de werkgever verplicht is dit gegeven aan te geven in het historisch attest.

    Onderstaande tabel bevat alle periodes die aanneembaar zijn voor de geldelijke anciënniteit op basis van het geldelijk statuut van toepassing op mevrouw X met de totale duur verworven op 31 december 2005 (opmerking: afhankelijk van het geldelijk statuut kunnen diensten in de privésector, diensten als zelfstandige en diensten bij andere openbare werkgevers in aanmerking komen voor de geldelijke anciënniteit).

    Werkgever Begindatum Einddatum Aantal jaren Aantal maanden
    Werkgever 1 01.01.1978 31.12.1980 3 -
    Werkgever 2 01.06.1983 31.12.1990 7 7
    Werkgever 3 01.10.1991 31.12.2005 14 3
    TOTAAL 24 10
    • Op 1 januari 2006 is de geldelijke anciënniteit van mevrouw X gelijk aan 24 jaar en 10 maanden.
    • Om de datum van ranginneming te berekenen moeten we dus 24 jaar en 10 maanden (vanaf 1 januari 2006) teruggaan in de tijd, wat overeenstemt met 1 maart 1981.

    Op 1 januari 2006 wordt de datum van ranginneming in de geldelijke anciënniteit van mevrouw X als volgt uitgedrukt: 1981-03.
     

    Wanneer moet ik de datum van ranginneming veranderen?

    In principe is de datum van ranginneming een stabiel gegeven. Zolang de geldelijke anciënniteit normaal evolueert, zal deze datum niet veranderen.

    Maar als de geldelijke anciënniteit herberekend moet worden, moet een nieuwe datum van ranginneming vastgesteld worden.

    Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de werknemer geen recht heeft op weddeverhoging tijdens een afwezigheid in non-activiteit:

    • Gedurende de periode van afwezigheid in non-activiteit moet de datum van ranginneming niet gewijzigd worden. Op dat moment is de exacte duur tijdens welke de anciënniteit wordt vastgeklikt, nog niet bekend. Bovendien krijgt de werknemer dan zijn wedde niet meer.
    • Het is pas wanneer hij opnieuw actief wordt dat we de geldelijke anciënniteit kunnen herberekenen. Op dat moment moet de datum van ranginneming opnieuw berekend worden (die later zal liggen dan de datum vóór zijn afwezigheid) en moet de nieuwe lijn voor de baremieke wedde aangemaakt worden met de nieuwe datum.
       

    Voorbeeld:

    Mevrouw X in bovenstaand voorbeeld neemt een onbezoldigd verlof in de toestand non-activiteit van 1 januari 2007 tot en met 31 december 2007.

    • Op 1 januari 2007 wordt haar geldelijke anciënniteit ‘vastgeklikt’ op 25 jaar en 10 maanden (datum ranginneming is nog steeds 1981-03).
    • Op 1 januari 2008 gaat ze opnieuw aan de slag en heeft zij nog altijd een geldelijke anciënniteit van 25 jaar en 10 maanden. Op dat moment kunnen we de datum van ranginneming opnieuw berekenen: vanaf 1 januari 2008 gaan we 25 jaar en 10 maanden terug in de tijd wat overeenstemt met 1 maart 1982, dus de datum van ranginneming wordt 1982-03.
       
  • Bedrag van de baremieke wedde

    Het bedrag van de baremieke wedde:

    • is een niet-geïndexeerd bedrag. Dit bedrag moet samenvallen met het bedrag van de trap dat overeenstemt met de geldelijke anciënniteit die de werknemer bereikt heeft in zijn weddeschaal.
    • stemt altijd overeen met een volledige wedde voor een voltijdse opdracht, ook als de werknemer een functie met onvolledige opdracht vervult (deeltijds of voltijds met verminderde prestaties).

    Wanneer de werknemer een andere bezoldiging ontvangt dan zijn activiteitswedde (bv. wachtgeld bij disponibiliteit wegens ziekte) of geen enkele bezoldiging meer ontvangt van zijn werkgever en toch een arbeidsrelatie met hem bewaart (bv. wanneer hij in verlof is voor volledige loopbaanonderbreking of langdurig afwezig om persoonlijke redenen), moet het aan te geven weddebedrag het bedrag zijn dat de werknemer zou ontvangen hebben als hij in dienst gebleven zou zijn.

    Zodra een van de volgende gegevens verandert, moet een nieuwe lijn baremieke wedde aangemaakt worden:
    • datum van ranginneming;
    • referentie van de weddeschaal;
    • bedrag van de baremieke wedde;
    • aantal uren per week;
    • aantal uren per week voor een volledige baremieke wedde.
       
  • Welke weddegegevens moet ik invoeren bij een uitgesteld pensioen?

    Voor een onmiddellijk rustpensioen (= wanneer de ambtenaar tot aan de vooravond van zijn oppensioenstelling in dienst is gebleven) wordt de gemiddelde wedde vastgesteld op basis van het geldelijk statuut dat van kracht is op de ingangsdatum van het pensioen.

    Wanneer een statutair werknemer niet in dienst bleef tot aan de vooravond van zijn oppensioenstelling, omdat hij ontslag heeft genomen of ontslag kreeg (= uitgesteld pensioen), gelden andere regels.

    Wanneer u gevraagd wordt om een historisch loopbaanattest (type 1) aan te vullen voor een werknemer die vóór 01-01-2011 de overheidssector heeft verlaten (en nadien geen overheidsprestaties meer verrichte), kunt u hiermee te maken krijgen.

    In dat geval zijn er 2 mogelijkheden:

    • Als de functie vóór 1 januari 2007 stopgezet werd, moet het geldelijk statuut dat van kracht is op 1 januari 2007 in aanmerking genomen worden. U neemt dan de weddeschaal die een persoon met dezelfde functie zou krijgen op datum van 1/1/2007.
    • Als de functie vanaf 1 januari 2007 stopgezet wordt, dan wordt het pensioen vastgesteld op basis van het geldelijk statuut van kracht op de eerste dag van de maand die volgt op het stopzetten van de functie.

    Wat de weddebijslagen betreft, moeten altijd de bedragen ingevuld worden die werkelijk uitbetaald werden.

    U vindt de weddeschalen en weddebijslagen in de DmfA-Atlas.

 

DmfA-Atlas: hoe moet ik me aanmelden?

De DmfA-Atlas is een databank die de actieve weddeschalen en weddebijslagen van een werkgever verzamelt.

Deze toepassing is voor werkgevers toegankelijk via onze pagina DmfA-Atlas.

Deze toepassing biedt u ook de mogelijkheid om een referentie aan te vragen voor een weddeschaal die niet bekend is bij de FPD.

Als er voor bepaalde weddeschalen of weddebijslagen nog geen DmfA-code beschikbaar is, dan kunt u – in dringende gevallen en in afwachting van de toekenning van een geldige code – gebruik maken van een voorlopige code.

Het gebruik van deze voorlopige code is toegestaan zolang de correcte weddeschaalreferentie niet gekend is in de DmfA -Atlas. Van zodra de geldige weddeschaalreferentie beschikbaar is, moet u de voorlopige code vervangen in alle DmfA -aangiftes waar u een voorlopige code gebruikt hebt.

Deze handleiding geeft u meer informatie over het gebruik van de DmfA-Atlas.

Hebt u vragen over de weddeschalen, de weddebijslagen of de DmfA-Atlas? Stuur een mail naar ab@sfpd.fgov.be

 

Diploma's

Waarom moet ik een diploma invoeren? Wat is een diplomabonificatie?

Een diploma kan gedeeltelijk of volledig meetellen voor de berekening van het pensioenbedrag (diplomabonificatie) als dit vereist was:

  • voor de functie waarin het personeelslid vastbenoemd werd;
  • voor een latere benoeming;
  • uiterlijk 1 december 2017.

De ingevoerde diplomagegevens worden dus in aanmerking genomen bij de berekening van het pensioenbedrag (en voor een bepaalde periode ook nog voor de pensioendatum, wat geleidelijk wordt afgebouwd).

Correcte diplomagegevens zijn dus cruciaal!

Welke diploma's moet ik ingeven?

Mogen ingevoerd worden in Capelo: Mogen niet ingevoerd worden in Capelo:
  • de diploma’s van het universitair of niet-universitair hoger onderwijs
  • de diploma’s van het technisch, maritiem of artistiek hoger onderwijs
  • met volledig leerplan
  • die overeenstemmen met studies met een duur die gelijk is aan of langer is dan 2 jaar
  • het bezit van het diploma hoger onderwijs was een voorwaarde waaraan betrokkene heeft moeten voldoen; hetzij bij zijn aanwerving, hetzij bij een latere benoeming
  • diploma’s lager en secundair onderwijs
  • diploma’s hoger beroepsonderwijs (HBO5)
  • diploma’s behaald via sociale promotie
  • diploma’s van eerste prijs muziek en hogere diploma’s afgeleverd door de Koninklijke Muziekconservatoria – oude structuur
  • diploma’s die niet vereist waren bij aanwerving of een bevordering
  • brevetten, getuigschriften, attesten en dergelijke

Hieronder ziet u welke diploma’s u kunt aangegeven, maar alleen als ze vereist zijn voor de functie:

Visuele weergave welke diploma’s er kunnen aangegeven worden

 

Welke studieduur mag ik ingeven?

Enkel de wettelijke studieduur voor het behalen van de titel of van het diploma uitgedrukt in jaren. Bijkomende jaren, bv. als betrokkene een jaar gedubbeld heeft of zijn studies over een langere periode gespreid heeft, mogen niet ingegeven worden.

Wat als mijn werknemer meerdere diploma's behaalde of een hoger diploma dan vereist werd?

Als de werknemer meerdere diploma’s behaalde of een hoger diploma dan vereist werd, mag u enkel het vereiste diploma ingeven.

Voorbeeld:

Een medewerker die een masterdiploma rechten met een studieduur van 5 jaar behaald heeft, wordt aangeworven in een functie waarvoor een bachelordiploma vereist is: u mag enkel het minimum aantal studiejaren vermelden dat betrokkene nodig had om zijn bachelordiploma te behalen.

Concreet moet u in het veld:

  • 'Titel van het diploma' vermelden dat het om een bachelordiploma rechten gaat.
  • 'Duur (in jaren)' het minimum aantal studiejaren aangeven dat vereist is om het bachelordiploma rechten te behalen, dus 3 jaar.

Heeft uw medewerker een diploma behaald in het oude systeem, in dit voorbeeld een licentiaatsdiploma rechten, dan geeft u in deze situatie het kandidaatsdiploma aan. Opgelet: de studieduur voor een kandidaatsdiploma rechten bedraagt 2 jaar!

Mag ik een diploma invoeren bij bevordering?

Als de medewerker een bevordering krijgt voor een functie zonder te moeten beschikken over het normaal vereiste hoger diploma, mag dit diploma niet ingevoerd worden. Betrokkene maakt dus geen aanspraak op een diplomabonificatie. Het diploma kan wel in aanmerking komen voor een studieregularisatie.

 

Wat als een personeelslid wordt benoemd of bevorderd na 01.12.2017 en voor de nieuwe functie een (ander) hoger diploma vereist is?

Stel: een personeelslid werd vastbenoemd vóór 1 december 2017 in niveau C. Hij was op het ogenblik van deze benoeming in het bezit van een bachelorsdiploma, maar had geen recht op een diplomabonificatie, omdat het bezit van het diploma geen voorwaarde was bij de aanwerving. Na 1 december 2017 wordt deze medewerker alsnog benoemd in niveau B (via een aanwerving of via een bevordering waarvoor een bachelorsdiploma vereist was).

  • Het personeelslid heeft geen recht op een diplomabonificatie. U mag geen diploma invoeren.

Stel: een personeelslid is vóór 1 december 2017 vast benoemd geworden in niveau B. Hij was op het ogenblik van deze benoeming in het bezit van een masterdiploma, maar enkel zijn bachelorsdiploma was vereist en werd ingevoerd. Na 1 december 2017 wordt deze medewerker benoemd in niveau A (via een aanwerving of via een bevordering waarvoor een masterdiploma vereist was).

  • Het personeelslid heeft geen recht op een diplomabonificatie voor zijn masterdiploma. U mag geen nieuw diploma invoeren.

 

Wat als een personeelslid studieperioden wil regulariseren?

Als een personeelslid een diploma wil regulariseren, dan moet u als werkgever niets doen. De betrokkene moet zelf een aanvraag indienen via mypension.be.
In tegenstelling tot de diplomabonificatie moet het behaalde diploma bij regularisatie geen voorwaarde zijn voor de vaste benoeming of een latere bevordering. De Federale Pensioendienst zal in deze situatie het diploma zelf toevoegen aan de loopbaan in mypension.be bij de effectieve regularisatie ervan.

Een vraag over uw pensioen

Vragen over uw pensioen? U wilt uw toekomstige pensioenbedrag kennen? Wanneer is uw volgende uitbetaling, …?
U vindt het antwoord op mypension.be!

Geef zeker uw e-mailadres door in mypension.be om op de hoogte te blijven.

Stel uw vraag online

Vul ons contactformulier in.

 Stel uw vraag aan onze experts

Bel gratis 1765 in België (betalend vanuit het buitenland, bel +32 78 15 1765)

Wanneer belt u ons het best?

Houd uw rijksregisternummer bij de hand!