|
|
|

Verplichtingen voor werkgevers van de overheidssector

Capelo?

Capelo staat voor 'Carrière Publique Electronique - Elektronische Loopbaan Overheid'.

Capelo is de databank die de elektronische loopbaangegevens van het personeel uit de overheidssector, inclusief de gegevens van de contractuele personeelsleden, verzamelt en beheert.

Met loopbaangegevens bedoelen we:

  • de prestaties en afwezigheden;
  • de wedden en weddenbijslagen;
  • de vereiste diploma’s.

De gegevens die in deze databank opgeslagen worden, vormen de basis voor het elektronische pensioendossier, dat tijdens de hele loopbaan geactualiseerd wordt. Deze databank is dus onmisbaar voor de FPD om:

  • pensioenramingen te maken;
  • de vroegste pensioendatum te berekenen;
  • het pensioenbedrag te kunnen bepalen.

De werknemer kan zijn loopbaangegevens, pensioendatum en pensioenraming raadplegen via mypension.be.

 

Wat moet ik als werkgever van de overheidssector doen?

U moet alle loopbaangegevens van uw personeel dat in aanmerking komt voor een ambtenarenpensioen doorgeven via de website van de Sociale zekerheid.

  • De loopbaangegevens van vóór 2011, de zogenaamde ‘historische gegevens’, moesten de werkgevers van de openbare sector voor al hun personeelsleden in dienst op 1 januari 2011 doorgeven en valideren tegen uiterlijk 31 december 2015. De historische gegevens bevatten een overzicht van de loopbaan bij alle overheidsdiensten tot en met 31 december 2010. Voor werknemers die op 1 januari 2011 niet meer in dienst waren bij de overheidssector moet de laatste werkgever ook een attest ‘historische gegevens’ indienen op vraag van de pensioeninstelling.
    Voor werknemers die in dienst traden in de overheidssector na 1 januari 2011 en die al gewerkt hadden voor de overheidssector voor 1 januari 2011 is het aan de eerste werkgever na 1 januari 2011 om een elektronisch attest van de historische gegevens af te leveren en te valideren.

     

  • De loopbaangegevens vanaf 1 januari 2011 worden ingezameld via de aangifte van de sociale zekerheid = DmfA (Déclaration multifonctionelle/ multifunctionele Aangifte).

     

  • Deze gegevens kunnen vervolledigd worden door de aangifte 'Aanvullingen bij het loopbaandossier', zoals voor het aangeven van diploma's en de reden van het einde van een statutaire relatie.

 

Welke gegevens moet ik ingeven?

Historische gegevens

Als u een werknemer in dienst had op 1 januari 2011, dan moet u voor de periode voorafgaand aan deze datum de volgende gegevens verzamelen en doorsturen:

  • alle gegevens over de diploma's, prestaties en afwezigheden voor de hele loopbaan van de werknemer;
  • alle gegevens over de wedden en weddebijslagen vanaf 1 januari 2006 als de werknemer benoemd is.

Meer info: Aangifte indienen 'Historische gegevens' en Administratieve instructies 'Historische gegevens'

Bijzonderheden aangifte historische gegevens

Nationale Bank van België

Hoewel de naam doet veronderstellen dat dit een overheidswerkgever is, is de Nationale Bank opgericht in de vorm van een private vennootschap die weliswaar taken van algemeen belang waarneemt. Dit houdt in dat tewerkstelling bij de Nationale Bank privé-diensten zijn en dus niet mogen aangegeven worden in Capelo.

Uitzondering: enkel voor ex-statutaire personeelsleden van de Commissie voor Bank-, Financie- en Assurantiewezen (ex-CBFA) die vanaf 01/04/2011 overgeheveld zijn naar de Nationale Bank is het mogelijk om diensten bij de Nationale Bank aan te geven.

Diensten verricht bij een vzw

Door de eigen rechtspersoonlijkheid van een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) zijn deze perioden niet aanneembaar in het ambtenarenpensioen en mogen dus niet aangegeven worden voor Capelo. Deze bezoldiging is niet ten laste van de schatkist en er is geen vaste benoeming mogelijk.

Studentenjobs

Studentenjobs kunnen in aanmerking komen voor het ambtenarenpensioen en mogen ingevoerd worden in het historisch loopbaanattest Capelo als:

  • ze uitgevoerd zijn in een ambt waarin een vaste benoeming mogelijk is;
  • ze bezoldigd zijn door de Staatskas
  • de jobstudent het vereiste diploma bezit voor de functie;
  • de jobstudent later een vaste benoeming bekomt.

Of er al dan niet RSZ-bijdragen werden betaald, speelt geen rol.

Tewerkstellingen in het kader van art. 60, §7 en art. 61 van de OCMW-wet

Een tewerkstelling in het kader van de artikelen 60, §7 en 61 van de OCMW-wet komt niet in aanmerking voor een ambtenarenpensioen.

Dit zijn functies waarin een vaste benoeming niet mogelijk is.

Deze tewerkstellingen mogen dus niet opgenomen worden in het historisch loopbaanattest Capelo en in de DmfA-aangiftes.

DmfA

De DmfA bevat de loon- en arbeidstijdgegevens van alle werknemers die bij een werkgever tewerkgesteld zijn gedurende een bepaald kwartaal. Vanaf het 1e kwartaal 2011 wordt de DmfA met 3 nieuwe gegevensblokken uitgebreid. Het gaat om het blok 'Gegevens van de tewerkstelling met betrekking tot de overheidssector', met daaronder de blokken 'Baremieke wedde' en 'Weddebijslag'.

Meer info: DmfA en Capelo

Aanvullingen bij het loopbaandossier

  • Als vanaf 1 januari 2011 een diploma vereist is voor de aanwerving of de benoeming, dan moet u de elementen van dit diploma meedelen (titel, datum van afgifte, …).
  • Als u na 1 januari 2011 een werknemer ontslaat, moet u een kopie van de beëindiging van de statutaire relatie overmaken.

Meer info: Aangifte indienen 'Aanvullingen bij het loopbaandossier' en Administratieve instructies 'Aanvullingen bij het loopbaandossier'

 

Wanneer moet ik die gegevens ingeven?

Historische gegevens

U moest alle historische loopbaangegevens voor werknemers die in dienst waren op 1 januari 2011 vóór 1 januari 2016 ingeven.

Bovendien moet iedere pensioenaanvraag met ingangsdatum vanaf 1 januari 2013 gepaard gaan met de elektronische aangifte van de historische gegevens.

Hebt u dit nog niet gedaan? Doe dit dan zo snel mogelijk!

DmfA

De termijn waarbinnen u een DmfA-aangifte moet versturen naar de RSZ verstrijkt in principe op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarvoor de aangifte moet gebeuren. Zo verstrijkt, bijvoorbeeld, de aangiftetermijn voor het eerste kwartaal op 30 april. Dit is dus de laatste dag dat u de aangifte tijdig kan indienen.

Aanvullingen bij het loopbaandossier

U moet de aanvullende gegevens ingeven op het moment zelf. Dus zodra het diploma vereist is of op het moment dat u de statutaire relatie beëindigt.

 

Hoe moet ik die gegevens ingeven?

Historische gegevens

De historische loopbaangegevens kunt u naar keuze invoeren:

U vindt meer informatie in de handleidingen 'Hoe verzenden via batch' of 'Hoe indienen online'. U vindt hier ook de beschrijving van de anomalieën.

DmfA

De DmfA-aangifte kan via het web of via batch. U kunt de aangifte zelf indienen of uitbesteden aan een erkend sociaal secretariaat of een dienstverrichter. Meer info vindt u via DmfA - Multifunctionele aangifte of DmfA voor provinciale en plaatselijke besturen

Aanvullingen bij het loopbaandossier

U moet de volgende gegevens via de website van de sociale zekerheid ingeven:

  • alle gegevens over de diploma's moet u manueel invoeren en een kopie van de diploma's als PDF-bestand toevoegen;
  • als u een statutaire relatie beëindigt, moet u een kopie van de administratieve akte als PDF toevoegen.

U vindt meer informatie in de handleiding 'Hoe indienen?'

 

Wat gebeurt er als ik de gegevens niet doorgeef?

Vanaf 1 september 2019 kunnen wettelijk voorziene sancties opgelegd worden als u geen elektronisch attest van de historische gegevens aflevert.

Uitzondering: Als u een protocolakkoord hebt met de Pensioendienst, dan is dit nog altijd van toepassing. U bent dan vrijgesteld van de codering van de historische gegevens voor het contractueel personeel. Deze vrijstelling kan evenwel, zoals vermeld in dit akkoord, enkel worden toegestaan op voorwaarde dat uw bestuur alsnog een elektronisch attest indient en valideert binnen de termijn van één maand:

  1. volgend op de datum waarop het contractueel personeelslid alsnog vast wordt benoemd bij uw bestuur;
     
  2. volgend op de stopzetting van de functies bij uw bestuur indien het personeelslid onmiddellijk als contractueel of statutair personeelslid in dienst wordt genomen bij een andere werkgever van de overheidssector;
     
  3. volgend op de indiensttreding bij een nieuwe werkgever van de overheidssector, indien het gewezen personeelslid uit dienst is getreden bij de instelling en hij later opnieuw als contractueel of statutair personeelslid in dienst treedt bij een werkgever van de overheidssector;
     
  4. volgend op de aanvraag van de FPD, welke ook de datum van de aanvraag is.

 

Waar kan ik mijn vragen stellen?

Hebt u vragen over:

  • de invoer van gegevens? Neem dan contact met onze dienst Loopbaanbeheer Ambtenaren via id@sfpd.fgov.be;
  • mogelijke sancties voorzien in de Capelo-wet? Neem dan contact met de dienst Sanctie Capelo via sanctiescapelo@sfpd.fgov.be.

 

Veelgestelde vragen

Wat doe ik als er voor bepaalde weddeschalen of weddebijslagen nog geen DmfA-code beschikbaar is?

Als u tijdens de voorbereiding van uw DmfA-aangifte vaststelt dat voor bepaalde weddeschalen of weddebijslagen nog geen DmfA-code beschikbaar is, dan kan u in dringende gevallen en in afwachting van de toekenning van een geldige code gebruik maken van de hierna vermelde codes:

  • 999999999949: voor weddeschalen;
  • 111111111127: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een jaarbedrag;
  • 222222222254: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een percentage;
  • 333333333381: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een variabel percentage;
  • 444444444411: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een bedrag per uur/prestatie;
  • 555555555538: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een percentage per uur/prestatie;
  • 666666666665: voor weddebijslagen uitgedrukt in de vorm van een variabel bedrag.

Meer info over de invoer van weddeschalen en weddebijslagen via DmfA-Atlas.

Hoe moet ik diploma’s invoeren en waarom?

Diplomabonificatie?

Bepaalde diploma’s kunnen de werknemer bij de berekening van het pensioen een (gedeeltelijke) diplomabonificatie verlenen.
Met andere woorden: aan de duur van de loopbaan die voor de berekening van het pensioen aanneembaar is, wordt een duur toegevoegd die overeenstemt met ten hoogste het minimumaantal studiejaren dat vereist is om het diploma te behalen.
Onder bepaalde voorwaarden telt het diploma deels of volledig mee voor het pensioen als vastbenoemd ambtenaar.
De ingevoerde diplomagegevens worden dus in aanmerking genomen bij de berekening van het pensioenbedrag (en voor een bepaalde periode ook nog voor de pensioendatum, wat geleidelijk wordt afgebouwd). Correcte diplomagegevens zijn dus cruciaal!

Welke diploma's moet ik ingeven?

Mogen ingevoerd worden in Capelo: Mogen niet ingevoerd worden in Capelo:
  • de diploma’s van het universitair of niet-universitair hoger onderwijs
  • de diploma’s van het technisch, maritiem of artistiek hoger onderwijs
  • met volledig leerplan
  • die overeenstemmen met studies met een duur die gelijk is aan of langer is dan 2 jaar
  • het bezit van het diploma hoger onderwijs was een voorwaarde waaraan betrokkene heeft moeten voldoen; hetzij bij zijn aanwerving, hetzij bij een latere benoeming
  • diploma’s lager en secundair onderwijs
  • diploma’s hoger beroepsonderwijs (HBO5)
  • diploma’s behaald via sociale promotie
  • diploma’s van eerste prijs muziek en hogere diploma’s afgeleverd door de Koninklijke Muziekconservatoria – oude structuur
  • diploma’s die niet vereist waren bij aanwerving of een bevordering
  • brevetten, getuigschriften, attesten en dergelijke

Hieronder ziet u welke diploma’s er kunnen aangegeven worden, enkel als ze vereist zijn voor de functie:

Visuele weergave welke diploma’s er kunnen aangegeven worden

Welke studieduur mag ik ingeven?

De wettelijke studieduur voor het behalen van de titel of van het diploma uitgedrukt in jaren, dit zelfs als betrokkene dit minimumaantal in feite overschreden heeft door bijvoorbeeld een jaar te dubbelen of doordat hij de keuze had om de studies over een langere periode te spreiden.

Wat als mijn werknemer meerdere diploma's behaalde?

Als de werknemer meerdere diploma’s behaalde, mag u enkel het vereiste diploma aangeven.

Voorbeeld:

Een medewerker met een masterdiploma wordt aangeworven in een functie waarvoor een bachelordiploma is vereist: u mag slechts het minimumaantal studiejaren vermelden dat betrokkene nodig had om zijn bachelordiploma te behalen.

Concreet moet u in het veld:

  • "Titel van het diploma" vermelden dat het om een bachelordiploma gaat.
  • "Duur (in jaren)" het minimum aantal studiejaren aangeven dat vereist is om het bachelordiploma te behalen (bv. 3 jaar).

 

Wat als een personeelslid studieperioden wil regulariseren?

Als een personeelslid een diploma wil regulariseren, dan moet u als werkgever hiervoor niets ondernemen. De betrokkene moet zelf een aanvraag indienen mypension.be.
In tegenstelling tot de diplomabonificatie hoeft het behaalde diploma bij regularisatie geen voorwaarde te zijn geweest voor de vaste benoeming of een latere bevordering. De Federale Pensioendienst zal in deze situatie het diploma zelf toevoegen aan de loopbaan in mypension.be bij de effectieve regularisatie ervan.

 

Hoe moet ik een afwezigheidsperiode (Maatregelen tot reorganisatie van de arbeidstijd-MRA) invoeren?

In de historische gegevens laten een 30-tal 'maatregelen tot reorganisatie van de arbeidstijd' de aangifte toe van alle types afwezigheden die in gebruik zijn in de overheidssector. We bekijken dit even van naderbij.

Welke MRA kiezen?

In het beslissingsbesluit over het toekennen van een verlof moet blijken wat de impact van de afwezigheid is op de verdere loopbaan (in overeenstemming met de geldende statuten):

  • is de periode bezoldigd of niet?
  • is de periode gelijkgesteld met dienstactiviteit of niet (= non-activiteit)?
  • gaat het om terbeschikkingstelling (disponibiliteit) met of zonder wachtwedde?

Het antwoord op deze vragen moet u op weg zetten om de juiste maatregel te kiezen.

U vindt een lijst met de beschrijving van alle maatregelen in de administratieve instructies op de site van de sociale zekerheid.

Hoe voer ik een MRA in?

Bij de invoer van een MRA moet u een aparte loopbaanlijn aanmaken die aansluit op een vorige en eventueel volgende loopbaanlijn. Voorbeeld:

  • 1e lijn: prestaties aan 100 % van 01-09-1990 tot en met 31-10-1990
  • 2e lijn: code 502 van 01-11-1990 tot en met 31-12-1990
  • 3e lijn: prestaties aan 100 % van 01-01-1991 tot en met 31-12-1991

En dus niet:

  • 1e lijn: prestaties aan 100% van 01-09-1990 tot en met 31-12-1991
  • 2e lijn: code 502 van 01-11-1990 tot en met 31-12-1990

 

Wat is het verschil tussen een MRA en 'niet-situeerbare afwezigheid'?

Een niet-situeerbare afwezigheid is een code voor afwezigheden die opgenomen worden in dagen of delen van dagen en verspreid in de tijd en die geen ononderbroken periode vormen (bijvoorbeeld: 45 dagen per jaar verlof voor dwingende redenen van familiaal belang, eventueel onderbroken). U vindt een lijst met de beschrijving van deze codes in de administratieve instructies op de site van de sociale zekerheid.

Wanneer voer ik een MRA in en wanneer een code voor niet-situeerbare afwezigheid?

  • afwezigheid van tenminste 6 opeenvolgende kalenderdagen: MRA ingeven
  • afwezigheid van max. 5 opeenvolgende kalenderdagen: code niet-situeerbare afwezigheid ingeven

Een vraag over uw pensioen

Stel uw vraag online

Vul ons contactformulier in.

Kom langs

Als preventieve maatregel tegen het coronavirus zijn alle Pensioenpunten tot nader order gesloten.

Bel de Pensioenlijn 1765

Bel gratis 1765 in België (betalend vanuit het buitenland, bel +32 78 15 1765)

Wanneer belt u ons het best?

Houd uw rijksregisternummer bij de hand!