|
|
|

Departement Logistiek en Financiën

Zoals de naam al aangeeft, zorgt het departement Logistiek en Financiën voor de logistiek en de financiën van de Pensioendienst.
 

Wat is de rol van het departement Logistiek en Financiën?

Logistiek

Het departement Logistiek & Financiën is verantwoordelijk voor de logistieke taken van de Pensioendienst. En die logistieke taken zijn heel divers:

Het departement zorgt onder andere voor het technisch beheer en onderhoud van de Zuidertoren (65 000 m²), de regionale kantoren (14 000 m²) en enkele co-eigendommen. Zo zorgt het voor comfortabele, herkenbare, klantgerichte en veilige werkomgevingen.

Enkele voorbeelden hiervan:

  • algemene technische aanpassingen op het vlak van elektriciteit, verlichting, toegangscontrole, HVAC (Heating Ventilation Airconditioning), …;
  • de renovatie van de regionale kantoren;
  • de modernisering van de technische installaties;
  • het energiebeheer en de beperking van de ecologische voetafdruk van de FPD;
  • de inrichting en schoonmaak van de ruimtes.

Het departement voert daarnaast een efficiënt aankoopbeleid: door de markt te verkennen en via overheidsopdrachten kan de Pensioendienst een optimale productiviteit en beheersing van de kosten nastreven. Het departement stelt ook overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten op, en zorgt voor het administratief beheer en de juridische opvolging ervan.

Nog een andere opdracht: de identificatie en sortering van de inkomende brieven en mails coördineren. Het departement scant verder documenten, zowel voor interne als externe klanten, en het print en verstuurt documenten.

Het departement volgt ook de milieuvereisten en milieuvergunningen op, in het bijzonder de wettelijke vereisten van het milieumanagementsysteem “EMAS”. Daarvoor moet het departement jaarlijkse rapporten opstellen en milieudoelstellingen bepalen. Het moet ook de verplichtingen op het vlak van energie en het verbruik van energie, water en papier opvolgen.

Financiën

Het departement houdt zich naast logistiek ook bezig met de financiën van de Pensioendienst. Het maakt de begroting op en zorgt dat de boekhouding en jaarrekeningen van de Pensioendienst in orde zijn. Het departement zorgt verder dat er geld is om de pensioenen uit te betalen en controleert de solidariteits- en ZIV-bijdragen (ZIV staat voor ziekte- en invaliditeitsverzekering). Het departement beheert ook het gesolidariseerd pensioenfonds.

 

Hoe ziet de structuur van het departement eruit?

Het departement bestaat uit 2 subdepartementen:

 

Het subdepartement Patrimoniumbeheer

Bestaat uit:

Facilities & Maintenance dat 3 teams telt:

  • De Technische dienst overkoepelt diverse teams met een eigen specificiteit en kennis: ruitenwassers, elektriciens, mecaniciens, loodgieters, metsers, schrijnwerkers en schilders, …

    Deze teams zijn niet strak afgelijnd: de teamleden werken nauw samen en wisselen onderling van team naargelang de aard en de omvang van de activiteiten.

    Enkele voorbeelden?

    • Voor de fusie van 2016 en de verhuis van heel wat medewerkers in de Zuidertoren, moesten eerst veel technische werkzaamheden uitgevoerd worden: het meubilair bijregelen, scheidingswanden afbreken of opbouwen, vloerdozen verplaatsen en de verlichting aanpassen, de vloerbekleding aanpassen, …
    • Bouw van een nieuw sanitair blok op het gelijkvloers van blok B: chape plaatsen, de nodige aanvoer- en afvoerleidingen aanleggen, de sanitaire toestellen plaatsen, muren en vloeren betegelen, gyproc scheidingswanden installeren en schilderen, een vals plafond plaatsen, verlichting voorzien, branddetectie plaatsen, …

     

  • Het Admin-team:
    • stelt overheidsopdrachten op en lanceert ze, in de lijn van de (steeds veranderende) wetgeving, bij de uitvoering van werken, bij leveringen en diensten voor ICT, Facilities, P&O, …;
    • plaatst de bestellingen;
    • behandelt de facturen;
    • beheert de gsm’s, smartphones, internetverbindingen en de abonnementen;
    • beheert de documentatie: aankoop van boeken en abonnementen op vakliteratuur;
    • ...

     

  • Het Immo-team zorgt voor het beheer en onderhoud van alle gebouwen en hun installaties (Zuidertoren en de regionale kantoren).

    Dit team:

    • onderhandelt en tekent de contracten met derden (technische installaties, schoonmaak, bewaking, …);
    • stelt overheidsopdrachten op en lanceert ze, conform de (steeds veranderende) wetgeving, voor de uitvoering van werken, bij leveringen en diensten (schoonmaak, beveiliging, wettelijke controles, onderhoud van technische installaties, …). Dat was bijvoorbeeld het geval bij de renovatiewerken van de regionale kantoren en in de Zuidertoren;
    • beheert de huurcontracten;
    • sluit verzekeringen af en beheert ze;
    • volgt de milieureglementering op voor het EMAS-milieuzorgsysteem;
    • beheert de inventaris van onze roerende en onroerende goederen;
    • werkt verhuisplannen en verhuisplanningen uit;
    • zorgt voor de beveiliging, de toegangscontrole en de beschermingsmiddelen tegen brand;
    • volgt de schoonmaakcontracten op;
    • beheert het wagenpark;
    • beheert de evenementen in de Europazaal;
    • ...

 

In & Out dat 3 diensten telt:

  • Sortering & Identificatie: behandelt binnenkomende briefwisseling en stuurt ze naar de bevoegde dienst. Jaarlijks behandelt deze dienst ongeveer 950 000 brieven en mails.
  • Scancentrum:
    • scant papieren documenten in zoals de binnenkomende briefwisseling, personeelsdocumenten, juridische documenten, HR Rail-dossiers, …, en archiveert ze in het elektronisch archief (ongeveer 1,5 miljoen bladen per jaar);
    • digitaliseert voor andere overheidsdiensten hun papieren archiefdossiers (ongeveer 4 miljoen bladen per jaar).
  • Print & Send: zorgt voor de prints voor de uitgaande briefwisseling en bezorgt ze aan bpost.

    Hebt u een idee hoeveel brieven er vanuit de Pensioendienst vertrekken?

    In 2019 verzonden we:

    • 4 200 000 brieven binnen België;
    • 640 000 brieven naar het buitenland;
    • 69 500 aangetekende brieven.

 

Het subdepartement Begroting & Boekhouding

Bestaat uit 7 diensten:

  • De dienst Begroting is verantwoordelijk voor alle aspecten van de opmaak, de opvolging en de uitvoering van de beheers- en de opdrachtenbegroting van de Pensioendienst.

     

  • De dienst Boekhouding houdt dagelijks de boekhouding bij volgens de aanbevelingen van de Commissie voor normalisatie van de boekhouding van de Openbare instellingen voor Sociale Zekerheid (OISZ). Deze dienst stelt ook de jaarrekeningen van de Pensioendienst op.

     

  • De dienst Pensioenbetalingen zorgt voor de schatkist zodat de nodige financiële middelen, afkomstig van verschillende financiële bronnen (RSZ, RSVZ, FOD Sociale zekerheid), beschikbaar zijn op het ogenblik dat de pensioenen betaald worden. Deze dienst zorgt ook voor de overdracht van de retours op de bankrekeningen van de Pensioendienst naar de diensten van het departement Pensioenbetalingen. Hij neemt al deze verrichtingen op in de boekhouding.

     

  • De dienst Controle bijdragen ZIV en SOL int de ZIV- en SOL-bijdragen op de pensioenen en aanvullende voordelen. Deze dienst kijkt de verklaringen van de instellingen na en int de overeenkomende bedragen. Deze inning is voor de RIZIV.

     

  • De dienst Aandelen, conventies, waarborgen en artikel 12bis is verantwoordelijk voor:
    • de correcte financiering van de ambtenarenpensioenen voor besturen waarop de wet van 14 april 1965 van toepassing is;
    • de inning van de financiering van de pensioenen van besturen met een eigen pensioenfonds die het beheer en de uitbetaling van de pensioenen via een conventie aan de Pensioendienst toegewezen hebben (al dan niet met tussenkomst van een voorzorginstelling).
    • de terugvordering van extralegale pensioensupplementen die door een bestuur dat aangesloten is bij een pensioenstelsel toegekend werden bovenop het wettelijke pensioen dat volgens het betreffende pensioenregime van toepassing is. Deze terugvordering is een wettelijke verplichting, maar wordt in sommige gevallen via een conventie nog verduidelijkt;
    • de terugvordering van de pensioenlasten van een geherstructureerde instelling die aangesloten was bij het fonds voor de parastatale rustpensioenen en waarvan het personeel overgegaan is naar een juridische opvolger, bij die rechtsopvolger.

     

  • De dienst Gesolidariseerd pensioenfonds beheert het gesolidariseerd pensioenfonds van de lokale besturen. Hij berekent de responsabiliseringsbijdrage. Dit is een bijkomende bijdrage ten laste van de lokale instellingen waarvan de pensioenlasten hoger zijn dan de bijdragen (bijdragen op de lonen van hun benoemden) die ze aan het Fonds storten.

     

  • De dienst Aanvullende pensioenen organiseert de aanvullende pensioenen in het kader van het Koninklijk Besluit 69.

 

Organigram

afbeelding organigram departement Logistiek en Financiën

Een vraag over uw pensioen

Stel uw vraag online

Vul ons contactformulier in.

Kom langs

Als preventieve maatregel tegen het coronavirus zijn alle Pensioenpunten voorlopig gesloten tot en met 5 april.

Bel de Pensioenlijn 1765

Momenteel krijgen we heel veel oproepen via de Pensioenlijn 1765, waardoor de lijn op sommige momenten overbelast is.
Lukt het niet om ons te bereiken? Probeer het opnieuw tussen 8.30 u. en 9.30 u. of van 15.00 u. tot 16.00 u. dan is het kalmer.

U kunt ons ook contacteren via