|
|
|

Departement Managementondersteuning

Wat is de rol van het departement Managementondersteuning?

Het departement Managementondersteuning ondersteunt het management om het organisatiebeleid:

  • uit te stippelen;
  • concreet uit te voeren en
  • te evalueren.

Het departement heeft ook een belangrijke coördinatierol tussen de verschillende departementen, maar ook binnen de verschillende projectteams van onze organisatie.

Het departement werkt dus in de volgende domeinen:

  • de definitie en opvolging van de organisatiestrategie;
  • het proces- en het projectbeheer;
  • de interne communicatie en de communicatie met de burger;
  • de integrale kwaliteitszorg.

 

Wat is de structuur van het departement?

Het departement telt 4 grote diensten:

De Communicatiedienst

De Communicatiedienst is verantwoordelijk voor de interne communicatie (Intranet, Communicatiematrix, …) en de externe communicatie (website, sociale media, massamailings, persrelaties, …). Hij ondersteunt ook de communicatie van de productiediensten met de burger (Contactcenters, regionale kantoren, …).

Het doelpubliek?

  • In de eerste plaats u, als gepensioneerde of werkende burger.
  • De dienst communiceert ook extern met de professionals: journalisten, steden en gemeenten, …
  • Tot slot zijn onze interne medewerkers ook een belangrijk doelpubliek: als we willen dat u goed geïnformeerd wordt, moeten we eerst alle medewerkers van de Pensioendienst goed informeren.

De taken van de Communicatiedienst zijn heel afwisselend. De Communicatiedienst:

  • coördineert de communicatiecampagnes;
  • schrijft teksten voor al onze media;
  • ontwerpt illustraties die de teksten en campagnes ondersteunen;
  • ondersteunt en/of coördineert de communicatieprojecten binnen de organisatie en beantwoordt de vragen die tijdens de Communicatiematrix gesteld worden;
  • herwerkt alle soorten teksten (brieven, e-mails, brochures, affiches, …) om ze leesbaar en doeltreffend te maken
  • sensibiliseert de medewerkers om de leesbaarheid van de brieven en e-mails te verbeteren;
  • publiceert op het Intranet en internet (www.sfpd.fgov.be, mypension.be, …) en creëert hiervoor interactieve modules als dat nodig is;
  • beantwoordt de vragen van de pers en verspreidt persberichten;
  • ...

 

Strategie & Innovatie

De dienst Strategie & Innovatie ondersteunt het management bij de uitwerking van de visie en de organisatiestrategie van de Pensioendienst. Hij vertaalt die verder door naar strategische documenten, zoals de Bestuursovereenkomst en het Bestuursplan.

De dienst ziet er vervolgens op toe dat de strategie uitgevoerd wordt in de organisatie. Zo coördineert hij:

  • transversale projecten met het oog op een continue verbetering zoals:
    • WaVa: de waarden van de Pensioendienst laten leven binnen de organisatie;
    • DigiWave: nadenken hoe het dienstverleningsmodel er de komende jaren zal uitzien en hoe we met nieuwe technologieën onze organisatie vorm kunnen geven;
  • het veranderingsmanagement: de fusie van de PDOS en de RVP die leidde tot de creatie van de Pensioendienst, de opvolging van PUB (project Unieke Betaling), initiatieven op het vlak van digitale transformatie, …

 

Hij verzekert ook de opvolging van de prestaties (via sleutelprestatie-indicatoren, de KPI’s) en de doelstellingen via interactieve scorekaarten en het semestriële Darwinrapport. De dienst Strategie & Innovatie ondersteunt ook de organisatie bij de uitbouw van de randvoorwaarden om de sturing op doelstellingen verder te verbeteren.

Tot slot is de dienst Strategie & Innovatie verantwoordelijk voor de coördinatie van een reeks domeinen die een goede organisatiebeheersing moeten toelaten. Concreet gaat het om:

  • het procesbeheer;
  • het interne beheersingsbeleid;
  • het preventiebeleid op het vlak van sociale fraude.

 

De dienst Strategie & Innovatie zorgt ook voor een proactieve opvolging van de aanbevelingen die gedaan worden in verschillende rapporten:

  • de interne en externe audits;
  • de aanbevelingen van de dienst Klachtenbeheer en van de Ombudsman Pensioenen;
  • interne evaluaties.

 

Project Management Office (PMO)

De dienst PMO ondersteunt de Pensioendienst door de portfolio’s met programma’s en projecten te beheren die in overeenstemming zijn met de doelstellingen van de Bestuursovereenkomst.

Het jaarplan van PMO en de programma- en projectportfolio’s die ermee samenhangen, zijn dus een 1e concrete uitvoering van de Bestuursovereenkomst.

Om zijn plan uit te voeren, zorgt PMO voor de oplijsting, prioritering, ondersteuning, opvolging en evaluatie van de verschillende programma’s en projecten binnen de organisatie. De uiteindelijke uitvoering van de projecten wordt beheerd in duo’s: een team van experten die de materie goed kennen, samen met een ICT-team (‘informaticadiensten’ in ruime zin, ICT staat voor informatie- en communicatietechnologie),

Een belangrijke rol van PMO is ook het sensibiliseren van de medewerkers van de Pensioendienst op het vlak van continue verbetering.

 

Klachtenbeheer

De dienst Klachtenbeheer streeft naar een betere werking van de organisatie door op basis van de ontvangen klachten verbetervoorstellen te formuleren voor de procedures in de verschillende departementen.

De dienst Klachtenbeheer:

  • behandelt en onderzoekt de klachten en stelt eventueel oplossingen voor om de behandeling van de dossiers te verbeteren. Deze klachten kunnen verschillende oorzaken hebben:
    • materiële fout;
    • behandelingstermijn;
    • onvoldoende informatie;
    • toegankelijkheid;
    • onvriendelijke behandeling;
  • werkt mee aan de bestrijding van sociale fraude;
  • centraliseert en volgt de brieven op die we ontvangen van de Ombudsdienst Pensioenen om een efficiëntere en snellere behandeling te garanderen;
  • neemt deel aan de vergaderingen van het federaal klachtennetwerk en werkt mee aan verschillende suggesties van dit netwerk binnen de Pensioendienst.

 

Organigram

Visuele weergave van de structuur van het departement Managementondersteuning

Een vraag over uw pensioen

Stel uw vraag online

Vul ons contactformulier in.

Kom langs

Als preventieve maatregel tegen het coronavirus zijn alle Pensioenpunten tot nader order gesloten.

Bel de Pensioenlijn 1765

Bel gratis 1765 in België (betalend vanuit het buitenland, bel +32 78 15 1765)

Wanneer belt u ons het best?

Houd uw rijksregisternummer bij de hand!