Obligations pour les employeurs du secteur public

• Capelo ?
  • Capelo pour les mandataires politiques locaux
• Que dois-je faire en tant qu’employeur du secteur public ?
• Quelles données dois-je introduire ?
• Quand dois-je introduire les données ?
• Comment puis-je introduire les données ?
• Que se passe-t-il si je ne fournis pas les données ?
• Où puis-je poser mes questions ?
• Points d’attention/Questions fréquentes
  • Général
  • Données de carrière
  • Congés et absences
  • Données de traitements
  • Diplômes
    
    

Capelo ?

Capelo est l’abréviation de "Carrière Publique Electronique - Elektronische Loopbaan Overheid".

Capelo est la base de données qui collecte et gère les données de carrière électroniques du personnel du secteur public, y compris les données des travailleurs contractuels.

Par données de carrière, nous entendons :

• les prestations et les absences ;
• les traitements et suppléments de traitement ;
• les diplômes requis.

Le flux Capelo est alimenté par quatre sources différentes :

• vos déclarations trimestrielles DmfA (PPL) qui contiennent des données supplémentaires indispensables pour le calcul d'une pension de fonctionnaire (catégorie de personnel, traitement barémique, …) ;
• vos déclarations relatives aux données historiques de carrière et de traitements par lesquelles vous transmettez toutes les prestations accomplies par vos fonctionnaires jusqu'au 31 décembre 2010 ;
• les données ponctuelles (diplôme, acte de fin de la relation statutaire) que vous transmettez au SFP. Il s'agit d'éléments de carrière uniques qui ne s'intègrent pas dans les déclarations DmfA ;
• le flux de l’ONEM (A022). Ce flux électronique en provenance de l'ONEM contient notamment les données d'interruption de carrière des fonctionnaires.

Les données stockées dans cette base de données constituent la base du dossier électronique de pension et sont mises à jour tout au long de la carrière. Cette base de données est donc indispensable au SFP pour :

• faire des estimations de pension ;
• fixer la première date possible de prise de cours de la pension ;
• calculer le montant de la pension.

Le travailleur peut consulter ses données de carrière, la date de prise de cours de sa pension et l’estimation du montant de sa pension via mypension.beS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Capelo pour les mandataires politiques locaux

À partir du 1^er janvier 2022 les données de carrières des mandataires politiques locaux seront collectées afin de pouvoir afficher ces mandats sur mypension.beS'ouvre dans une nouvelle fenêtre et MyCareer.beS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Ce projet est scindé en 2 volets  :

• Le premier volet consiste à collecter les données du passé via les déclarations historiques Capelo DHG (données antérieures au 1^er janvier 2022). L’adaptation de l’application Capelo sera disponible le 1^er janvier 2022.
  
  Des instructions administratives distinctes ont été ajoutées pour ce qui concerne la déclaration à Capelo des données de carrière des mandataires politiques locaux antérieures au 1^er janvier 2022. Vous les trouverez via le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre dans le menu "Instructions administratives" - Mandataire politique localS'ouvre dans une nouvelle fenêtre
   
• Le second volet consiste à récupérer les données à partir du 1^er janvier 2022 via les déclarations trimestrielles DmfA. L’ONSS procède à l’adaptation des instructions DmfA sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

 

Que dois-je faire en tant qu'employeur du secteur public ?

Vous devez introduire toutes les données de carrière de votre personnel qui entre en ligne de compte pour une pension de fonctionnaire via le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Les données de carrière antérieures à 2011, dites "données historiques" : les employeurs du secteur public devaient fournir et valider ces données pour tous leurs employés en service au 1^er janvier 2011, pour le 31 décembre 2015. Les données historiques comprennent un aperçu de la carrière au sein de tous les services publics jusqu'au 31 décembre 2010.

• Pour les travailleurs qui n'étaient plus en service dans le secteur public au 1^er janvier 2011, le dernier employeur doit également présenter une attestation "données historiques" à la demande du SFP.
• Pour les travailleurs qui sont entrés en service dans le secteur public après le 1^er janvier 2011 et qui avaient déjà travaillé pour le secteur public avant le 1^er janvier 2011, c’est au premier employeur après le 1^er janvier 2011 de fournir et de valider une attestation électronique des "données historiques".

Les données de carrière à partir du 1^er janvier 2011 sont collectées via la déclaration de la sécurité sociale = DmfA (Déclaration multifonctionnelle/multifunctionele Aangifte).

Ces informations peuvent être complétées par la déclaration "Compléments au dossier de carrière", par exemple pour la déclaration des diplômes et le motif de la fin d'une relation statutaire.

 

Quelles données dois-je introduire ?

Données historiques

Si vous aviez un travailleur en service le 1^er janvier 2011, vous devez collecter et transmettre les données suivantes pour la période antérieure à cette date :

• toutes les données sur les prestations pour toute la carrière du travailleur dans le secteur public :
  • les services statutaires
  • les services temporaires / contractuels avant la nomination à titre définitif qui étaient rétribués par le Trésor public et qui étaient prestés à un grade pour lequel une nomination à titre définitif était possible à ce moment-là ;
• toutes les données sur les absences pour toute la carrière du travailleur dans le secteur public ;
• toutes les données sur les diplômes de l'enseignement supérieur requis pour un recrutement ou une nomination ;
• toutes les données sur les traitements et suppléments de traitement à partir du 1^er janvier 2006 si le travailleur est nommé et uniquement pour les périodes chez l’employeur déclarant (des données de traitements supplémentaires peuvent être demandées par le SFP pour des services compris dans la période de référence !).

Pour les travailleurs qui n'étaient plus en service dans le secteur public au 1^er janvier 2011, les données de traitements sont requises :

• pour les 5 dernières années pour les travailleurs nés avant le 1^er janvier 1962)
• pour les 10 dernières années pour les travailleurs nés après le 31 décembre 1961.

Ces périodes doivent être prolongées par des périodes d'absence non admissibles.

 

Quand la déclaration des données historiques est-elle ou non obligatoire ?

Les services contractuels ne sont plus pris en compte pour la pension de la fonction publique si la 1ère nomination (ou situation équivalente) est intervenue après le 30 novembre 2017 (hors personnel enseignant temporaire). Dans certaines situations, il n'est donc plus utile de saisir des données historiques (DHG).

Aperçu schématique des situations possibles :

* Situation spécifique : si le membre du personnel était contractuel au 1^er janvier 2011, qu'il a été nommé pour la 1^e fois après le 30 novembre 2017 et qu'il n'avait effectué que des prestations temporaires dans l'enseignement avant le 1^er janvier 2011, les prestations temporaires comptent pour la pension de fonctionnaire. Vous ne pouvez pas déclarer ces prestations avec une DHG de type 0 (sauf s'ils prennent fin le 31.12.2010). Vous devez utiliser une DHG de type 1 à cette fin après en avoir fait la demande auprès du Service Pensions.

 

Schéma de la situation :

 

 

Vous trouvez plus d’info ici : Introduire une déclaration 'Données historiques'S'ouvre dans une nouvelle fenêtre et Instructions administratives 'Données historiques'S'ouvre dans une nouvelle fenêtre

 

DmfA

La DmfA contient les données de rémunération et de temps de travail de tous les travailleurs occupés chez un employeur au cours d'un trimestre donné. À partir du 1^er trimestre 2011, 3 nouveaux blocs de données viennent enrichir la DmfA. Il s’agit du bloc "Données de l’occupation relatives au secteur public", sous lequel se placent les blocs "Traitement barémique" et "Supplément de traitement".

Vous devez saisir les données Capelo pour votre personnel statutaire.

Depuis le 1^er octobre 2021, la déclaration des données capelo pour le personnel contractuel est facultative. Les services contractuels ne sont plus pris en compte pour la pension de fonctionnaire si la 1^re nomination (ou situation équivalente) a eu lieu après le 30 novembre 2017 (hors personnel enseignant temporaire). Voici un aperçu des principaux changements :

• À partir du 1^er octobre 2021, la déclaration des données Capelo devient facultative pour les contractuels qui n’exercent pas simultanément une autre occupation en tant que statutaire.
   
• Si les données Capelo pour un contractuel doivent être communiquées pour une période après le 1^er octobre 2021, par exemple parce que le contractuel avait déjà obtenu une première nomination avant le 1^er décembre 2017, l’employeur pour lequel des services contractuels ont été exercés après le 1^er octobre 2021, devra communiquer les données Capelo via une attestation "données historiques" spécifique (type 5).

  
   

• Le cas échéant, l’employeur devra également encoder les données historiques. Nous pensons que ces situations seront rares. Elles seront suivies par Sigedis qui prendra contact avec vous.

  

 

Remarque : la zone "dispense PSD" doit être activée pour les contractuels qui occupent une fonction pour laquelle il n’est pas possible d’être nommé.

Important !

La déclaration des données capelo reste obligatoire pour :

• les statutaires définitifs et les statutaires assimilés ;
• les statutaires temporaires de l’enseignement ;
• les contractuels qui ont simultanément une autre occupation en tant que statutaires ;
• les "réservistes" à la Défense tant qu’un meilleur encodage ne sera pas trouvé.

Pour en savoir plus, consultez DmfA et CapeloS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

 

Compléments au dossier carrière

• Si un diplôme est requis pour un recrutement ou une nomination à partir du 1^er janvier 2011, vous devez communiquer les éléments de ce diplôme (intitulé, date de délivrance, …).
• Si vous licenciez un travailleur après le 1^er janvier 2011, vous devez soumettre une copie de la fin de la relation statutaire. Pour les employés statutaires licenciés avant 2011, vous pouvez télécharger l'acte de fin de la relation statutaire via l'application. Sur la base de ce document, le Service Pensions peut déterminer si le travailleur conserve ou non son droit à la pension du secteur public.

 

Sous quelles conditions puis-je encoder un diplôme ?

La bonification du diplôme dépend de la carrière. Vous pouvez encoder un diplôme uniquement si les conditions de diplôme et de carrière ci-dessous sont remplies.

• Conditions concernant le diplôme :
  • Il s'agit d'un diplôme de l'enseignement supérieur (enseignement supérieur universitaire ou non universitaire, supérieur technique, maritime ou artistique) à cursus complet et correspondant à des études de 2 ans ou plus.
  • Le diplôme a été obtenu avant le 2 décembre 2017.
  • La possession de ce diplôme était une condition qu'il fallait remplir au moment du recrutement ou lors d'une nomination ultérieure avant le 2 décembre 2017.
  • Pour les membres du personnel enseignant, le diplôme doit être considéré comme une preuve de compétence qui était exigée ou jugée suffisante pour l'exercice de la fonction, au début ou lors de l'exercice de la fonction.

   

• Conditions concernant la carrière :
  • La 1re nomination ou assimilation (le stage judiciaire est assimilé à une nomination à titre définitif à partir d'août 2017) a eu lieu avant le 2 décembre 2017 (sauf pour le personnel enseignant).
  • Pour le personnel enseignant : les services en tant que personnel temporaire de l'enseignement doivent avoir été prestés avant le 2 décembre 2017. La bonification pour diplôme est appliquée si le membre du personnel temporaire a été nommé à titre définitif dans l'enseignement.

 

Situations spécifiques lors de l'encodage d'un diplôme :

Si une personne titulaire d'un diplôme de bachelier a été nommée avant le 2 décembre 2017 dans une fonction pour laquelle le diplôme n'est pas exigé, vous ne pouvez pas encoder le diplôme. Ceci vaut également lorsque la personne est promue après le 1^er décembre 2017 ou est nommée à une fonction pour laquelle le diplôme de bachelier est exigé.

Si la personne titulaire d'un master a été nommée avant le 1^er décembre 2017 à une fonction pour laquelle un diplôme de bachelier était nécessaire, vous ne pouvez encoder que le diplôme de bachelier, même si la personne a été promue ou nommée après le 1er décembre 2017 dans une fonction pour laquelle le master était exigé.

Acte administratif de fin de la relation statutaire en cas d’une démission imposée par l'employeur :

Si, en tant qu'employeur, vous mettez unilatéralement fin à la relation statutaire avec un employé, cela peut affecter son droit à une pension de fonctionnaire. Vous devez donc indiquer le motif exact de la résiliation.

Ainsi, si vous introduisez une "démission imposée par l’employeur" dans Capelo (Données historiques ou DmfA), vous devez nous transmettre également l'acte de fin de la relation statutaire via l'application "Compléments au dossier de carrière". De cette façon, le SFP peut déterminer immédiatement le droit à la pension dans le régime des fonctionnaires.

S'il n'y a pas de décision de licenciement, transmettez-nous le document montrant si les services de l’intéressé(e) ont pris fin ou non à la suite de la sanction disciplinaire la plus grave prévue par son statut.

S'il n'a pas de statut ou si son statut ne comporte pas de régime disciplinaire, transmettez-nous le document montrant si les services de l’intéressé(e) ont pris fin ou non à la suite d’un licenciement pour motif grave le privant de son emploi (sans préavis ni indemnité compensatoire de préavis).

Pour en savoir plus, consultez Introduire une déclaration 'Compléments au dossier de carrière'S'ouvre dans une nouvelle fenêtre et Instructions administratives 'Compléments au dossier de carrière'S'ouvre dans une nouvelle fenêtre

 

Quand dois-je introduire les données ?

Données historiques

Vous deviez encoder avant le 1^er janvier 2016 toutes les données historiques de carrière des employés en service le 1^er janvier 2011.

De plus, toute demande de pension dont la date de prise de cours se situe à partir du 1^er janvier 2013 doit être accompagnée de la déclaration électronique des données historiques.

Vous ne l’avez pas encore fait ? Alors faites-le le plus vite possible !

 

DmfA

Le délai dans lequel vous devez envoyer la déclaration DmfA à l'ONSS expire en principe le dernier jour du mois suivant le trimestre pour lequel la déclaration doit être faite. Par exemple, la date limite de déclaration pour le premier trimestre expire le 30 avril. C'est le dernier jour où la déclaration peut être soumise à temps.

 

Compléments au dossier de carrière

Vous devez introduire les informations supplémentaires au moment même. Donc dès que le diplôme est requis ou lorsque vous mettez fin à la relation statutaire.

 

Comment dois-je introduire les données ?

Données historiques

Vous pouvez éventuellement introduire les données historiques de carrière :

• via le système de flux "batch" ;
• via l’application en ligneS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Pour en savoir plus, consultez les modes d’emploi "Comment envoyer par batchS'ouvre dans une nouvelle fenêtre" ou "Comment soumettre en ligneS'ouvre dans une nouvelle fenêtre". Consultez également la description des anomaliesS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

 

DmfA

La déclaration DmfA peut se faire via web ou via batch. Vous pouvez faire la déclaration vous-même ou par un secrétariat social agréé ou un prestataire de service. Pour plus d'informations consultez DmfA - Déclaration multifonctionnelleS'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou DmfA pour les administrations provinciales et localesS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

 

Compléments au dossier de carrière

Vous devez introduire les données suivantes via le site Web de la sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre :

• vous devez introduire manuellement toutes les données relatives aux diplômes et ajouter une copie des diplômes sous forme de fichier PDF ;
• si vous mettez fin à une relation statutaire, vous devez joindre une copie de l'acte administratif au format PDF.

Pour en savoir plus, consultez le manuel "Comment introduire ?S'ouvre dans une nouvelle fenêtre"

 

Que se passe-t-il si je ne fournis pas les données ?

Depuis le 1^er septembre 2019, des sanctions sont prévues par la loi peuvent si vous ne fournissez pas l’attestation électronique des données historiques ⁽¹⁾.

Exception: si vous avez un protocole d'accord avec le Service Pensions, cela s'applique toujours. Vous êtes dans ce cas dispensé d’introduire les données historiques pour le personnel contractuel. Cependant, comme indiqué dans cet accord, cette exemption ne peut être autorisée qu'à la condition que votre administration soumette et valide une attestation électronique dans le délai d'1 mois :

1. suivant la date à laquelle le membre du personnel contractuel est nommé à titre définitif par votre conseil d'administration ;
    
2. suivant la cessation des fonctions au sein de votre administration si le membre du personnel est immédiatement embauché en tant qu'agent contractuel ou statutaire chez un autre employeur du secteur public ;
    
3. suivant l’entrée en service chez un nouvel employeur du secteur public, si votre ancien membre du personnel a quitté son emploi et réintègre ultérieurement un emploi chez un autre employeur du secteur public en tant qu'agent contractuel ou statutaire
    
4. Suivant une demande du SFP, quelle que soit la date de la demande.

⁽¹⁾Le législateur a complété la loi du 29 décembre 2010 (MB 31/12/10) par la loi du 13 avril 2019 portant des dispositions diverses en matière de pension (MB 30/04/19) qui prévoit des sanctions à l’encontre des employeurs qui restent en défaut de remplir leurs obligations prévues par la loi.

 

Où puis-je poser mes questions ?

Vous avez des questions sur :

• l’encodage des données ? Contactez Sigedis : CapeloServiceDesk@sigedis.fgov.be
• l’encodage des données Capelo dans la DmfA ? Tournez-vous vers le Centre de contact de la sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre
• l'encodage de données ponctuelles (diplôme et acte administratif de fin de la relation statutaire) ? Contactez notre service Gestion des carrières des fonctionnaires via si@sfpd.fgov.be.
• les sanctions éventuelles prévues par la loi Capelo ? Contactez le service Sanctions Capelo via sanctionscapelo@sfpd.fgov.be.

 

Questions fréquentes

• Général
• Données de carrière
• Congés et absences
• Données de traitements
• Diplômes

Général

Comment puis-je résoudre les anomalies ou avertissements lors de l’introduction d’une attestation historique ?

Les anomalies sont des erreurs possibles dans la déclaration. Ces anomalies doivent être résolues pour que vous puissiez valider et envoyer une attestation.

Les avertissements sont des incohérences possibles dans la déclaration. Ils ne sont pas bloquants (l’attestation peut donc être validée) et ont surtout pour but de signaler que certaines données ne sont pas cohérentes.

Dans le document Description des anomalies Données historiques CapeloS'ouvre dans une nouvelle fenêtre figurent toutes les anomalies et avertissements que vous pouvez rencontrer. Vous y trouverez d’éventuelles solutions pour une anomalie.

Comment puis-je identifier l’employeur précédent dans l’attestation historique ?

Pour introduire les données historiques de carrière, vous devez identifier l’employeur précédent au moyen de l’une des références reprises ci-dessous :

• Numéro BCE (Banque-Carrefour des entreprises) ;
• Numéro d’immatriculation ONSS ou ONSSAPL ;
• Numéro SFP (numéro SdPSP) fourni par le SFP et à utiliser uniquement pour identifier certains employeurs supprimés.

Si vous ne connaissez pas la référence d’un employeur, vous pouvez la rechercher en cliquant sur le lien "Répertoire des employeurs".

Vous ne retrouvez pas le numéro BCE d’un employeur ou vous rencontrez d’autres problèmes lors de l’identification d’un employeur ? Contactez notre service Gestion des carrières Fonctionnaires à l’adresse suivante : si@sfpd.fgov.be.

 

Données de carrière

Banque nationale de Belgique

Même si son nom suggère qu’il s’agit d’un employeur public, la Banque nationale a été créée sous la forme d'une société privée qui assume, il est vrai, des missions d'intérêt général. Par conséquent, toute activité auprès de la Banque nationale relève de services privés et ne peut donc pas être déclarée dans Capelo.

Exception: uniquement pour les ex-membres du personnel statutaire de la Commission bancaire, financière et des assurances (ex-CBFA), qui ont été transférés à la Banque nationale à partir du 01.04.2011, il est possible de déclarer des services à la Banque nationale pour ces membres du personnel.

Services prestés auprès d’une A.S.B.L

Compte tenu de la personnalité juridique distincte de l’A.S.B.L., les services prestés auprès de l’A.S.B.L ne sont pas admissibles dans une pension du secteur public et ne doivent donc pas être déclarés dans Capelo. Ces rémunérations ne sont pas à charge du Trésor public et il n'est pas possible d'être nommé à titre définitif.

Jobs étudiant / Prestations en tant que moniteur (règle des 25 jours)

Les jobs étudiants ou les prestations en tant que moniteur (règle des 25 jours) peuvent être pris en compte pour une pension du régime des fonctionnaires et être déclarés dans Capelo si :

• prestés dans une fonction dans laquelle il était possible d’être nommé à titre définitif ;
• directement rétribués à charge du Trésor public ;
• l’étudiant avait le diplôme requis pour la fonction ;
• la personne concernée était nommée avant le 1^er décembre 2017.

Que des cotisations de sécurité sociale aient été versées ou non, ne joue aucun rôle.

Services prestés dans le cadre de l’article 60, §7 et l’article 61 de la loi organique sur les CPAS

Les services prestés dans le cadre de l’article 60, §7 et l’article 61 de la loi organique sur les CPAS, ne sont pas admissibles dans une pension du secteur public.

Le CPAS est l'employeur juridique, mais ces services prestés cadrent dans leur mission d'aide sociale.

Ces fonctions ne donnent pas accès à une nomination définitive.

Ces services ne peuvent donc pas être repris dans la déclaration des données historiques ni dans les déclarations DmfA.

Catégories de personnel pour services d'incendie

Quelles sont les conditions d’affectation de la catégorie 4 (= tantième 1/50) pour les services d’incendie et de secours ?

Pour attribuer le tantième 1/50 pour les services en tant que pompier, quatre critères doivent être remplis simultanément :

1. il s'agit d'un pompier professionnel (qui a, le cas échéant, la qualité d'ambulancier professionnel) ;
2. appartenir au personnel opérationnel ;
3. être considéré comme étant en activité de service ;
4. participer directement à la lutte contre le feu.

Dans cette situation, la valeur "4" peut être déclarée dans la zone 962 de la DmfA (catégorie de personnel du secteur public).

Quand le tantième 1/60 est-il d'application pour les services d'incendie et de secours ?

Le tantième 1/50 n'est pas d'application pour :

• les pompiers professionnels qui ne participent pas (plus) à la lutte directe contre le feu ;
• les ambulanciers professionnels qui ne sont pas pompiers ;
• les infirmiers qui ne sont pas pompiers.

Dans ces différents cas de figure le tantième 1/60 est d'application et la valeur "1" doit être indiquée dans la zone 962 de la DmfA (catégorie de personnel du secteur public).

De plus, lorsque vous devez introduire une absence (par exemple MRT 507, 503, ...) pour un pompier avec la catégorie de personnel "4", dans la pratique, le tantième préférentiel (1/50) n'est pas d’application pour le calcul de la pension pour cette période.

Il n'est donc pas nécessaire de changer la catégorie de personnel en "1" si un code MRT doit être déclaré pour ce membre du personnel.

Ce n'est donc que si un pompier professionnel nommé à titre définitif ne participe effectivement plus à la lutte contre le feu - et pas seulement parce qu'il prend un congé ou une absence qui doit être déclarée avec un code MRT - que la valeur "4" dans la zone 962 doit être changée en "1".

Que faut-il entendre par "participer à la lutte directe contre le feu" ?

Le tantième 1/50 devrait être accordé pour tous les services dits "dangereux" fournis par les pompiers professionnels, même si ces services ne visent pas à lutter directement contre le feu ; il s’agit principalement des pompiers – plongeurs spécialisés opérant dans certains corps de pompiers.

Lorsque les pompiers effectuent des tâches purement administratives, techniques ou logistiques, ils ne participent pas directement à la lutte contre le feu et leurs services sont comptabilisés avec le tantième 1/60.

Toutefois, si les pompiers (cadres supérieurs ou non) exercent une fonction mixte et ne se rendent sur les lieux de l'incendie que de manière sporadique, mais participent directement à la lutte contre le feu, leurs services peuvent être pris en compte avec le tantième 1/50 pour le calcul de la pension.

En revanche, les services des pompiers qui sont seulement présents sur le lieu de l'incendie sans participer réellement à la lutte contre le feu doivent être pris en compte avec le tantième 1/60. En effet, le fait d'être en danger en se trouvant sur le lieu de l'incendie (par exemple en tant qu'ambulancier) ne suffit pas pour être considéré comme de la lutte contre le feu.

Les pompiers volontaires sont-ils impliqués dans Capelo ?

Les pompiers volontaires n'entrent pas dans le champ d'application de Capelo. Ils ne doivent donc pas être déclarés dans Capelo, ni dans les données historiques ni dans la DmfA. Les services en tant que pompier volontaire peuvent être pris en compte pour déterminer le nombre d’années de service requis pour ouvrir le droit à la pension de retraite immédiate ou différée dans le secteur public. Cette admission ne s’applique qu’au pompier volontaire qui a participé directement à la lutte contre le feu et est mis à la retraite comme pompier professionnel. En revanche les prestations en tant que pompier volontaire n’entrent jamais en ligne de compte dans le calcul de la pension du secteur public.

Congés et absences

Qu'est-ce qu'une mesure de réorganisation du temps de travail (MRT) ?

Dans le cadre des données historiques, une trentaine de "mesures de réorganisation du temps de travail" permettent de signaler tous les types d'absences existant dans le secteur public. Vous trouverez une liste avec le descriptif de toutes les mesures dans les instructions administrativesS'ouvre dans une nouvelle fenêtre sur le site Web de la Sécurité sociale.

Depuis le 1^er trimestre 2011, dans la DmfA, à la zone "mesures de réorganisation du temps de travail" de la ligne d’occupation, de nouveaux codes ont été ajoutés. Ces nouvelles mesures couvrent toutes les formes d’absence en usage dans le secteur public, autres que les congés avec maintien du traitement d’activité (tel que le congé de vacances annuelles, le congé de maladie, …). En effet, le congé avec maintien du traitement d’activité n’ayant aucune incidence en matière de pension, il ne doit pas être déclaré explicitement dans la DmfA.

Un aperçu des mesures de réorganisation du temps de travail dans la DmfA est disponible sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Comment choisir une mesure de réorganisation du temps de travail (MRT) ?

La décision d'accorder un congé doit indiquer clairement l'impact de l'absence sur la poursuite de la carrière (conformément aux statuts applicables) :

• La période est-elle payée ou non ?
• La période est-elle assimilée à une activité de service ou non (= non-activité) ?
• Le congé implique-t-il la disponibilité avec ou sans salaire d'attente ?

Les réponses à ces questions doivent vous aider à choisir la bonne mesure.

Quelle est la différence entre une mesure de réorganisation du temps de travail (MRT) et une "absence non situable" ?

Les codes d’absence non situable vous permettent de communiquer des absences prises en jours ou en parties de jours répartis sur un intervalle de temps sans former une période ininterrompue (par exemple : 45 jours par an de congés pour motifs impérieux d’ordre familial, éventuellement fractionnés).

Les périodes d’absence d'au moins 6 jours calendaires consécutifs doivent être déclarées au moyen d’une MRT.

Les absences de maximum 5 jours calendaires consécutifs doivent être déclarées au moyen d’un code "absence non situable".

Dans le cadre des données historiques vous trouvez une liste avec la description de ces codes dans les instructions administrativesS'ouvre dans une nouvelle fenêtre sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Des codes de prestations ont été créés dans la DmfA pour indiquer les absences de moins de 6 jours calendaires consécutifs. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Comment entrer une mesure de réorganisation du temps de travail (MRT) ?

Lorsque vous introduisez une MRT dans les données historiques, vous devez créer une ligne de carrière distincte en supplément d’une ligne de carrière précédente et éventuellement suivante. Exemple :

• 1^re ligne : prestations à 100 % du 01.09.1990 au 31.10.1990 inclus ;
• 2^e ligne : code 502 du 01.11.1990 au 31.12.1990 inclus ;
• 3^e ligne : prestations à 100 % du 01.01.1991 au 31.12.1991 inclus.

Et donc pas :

• 1^re ligne : prestations à 100 % du 01.09.1990 au 31.12.1991 inclus ;
• 2^e ligne : code 502 du 01.11.1990 au 31.12.1990 inclus.

Vous trouverez plus d'informations sur la déclaration des absences dans le DmfA sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Comment puis-je déclarer des absences simultanées dans l’attestation historique de carrière Capelo et dans la DmfA ?

Il peut arriver qu’un travailleur statutaire bénéficie simultanément, pendant une certaine période, de 2 absences. Vous apprendrez ci-dessous comment introduire, dans ce cas, des mesures simultanées de réorganisation du temps de travail (MRT).

Dans l’attestation Données historiques :

Exemple :

Un agent nommé à titre définitif à temps plein est :

• du 1^er janvier 2000 au 31 décembre 2000 : en interruption de carrière pour 1/5.
• du 16 mars 2000 au 5 avril 2000 : placé en disponibilité pour maladie.

Cette disponibilité ne met pas fin à l’interruption de carrière. Autrement dit, du 16 mars 2000 au 5 avril 2000, l’agent est à la fois en interruption de carrière pour 1/5 (code 4) et en disponibilité pour maladie pour 4/5 (code 507).

Vous devez déclarer cette période comme suit :

1. Dédoublez l’élément de carrière simple initial en 2 éléments distincts simultanés, l’un pour déclarer la 1e absence et l’autre pour déclarer la 2e absence.

   Voir le tableau ci-dessous : éléments de carrière 2 et 3.
    

2. Déclarez chaque type de contrat de travail comme étant à "temps partiel".

   Voir le tableau ci-dessous : le type de contrat devient "1" dans les éléments 2 et 3.
    

3. Indiquez, sur chaque élément, la mesure de réorganisation du temps de travail (MRT) qui lui est propre.

   Voir le tableau ci-dessous : MRT code 4 (interruption partielle de carrière) pour l’élément 2 et MRT code 507 (disponibilité avec traitement d’attente et maintien du droit à l’avancement de traitement) pour l’élément 3.
    

4. Adaptez, sur chaque élément, le nombre d’heures par semaine du travailleur compte tenu de la prestation restante.

   Voir le tableau ci-dessous : durant le 1/5 couvert par la MRT code 4, l’agent ne preste aucune heure. Le nombre d’heures par semaine du travailleur est donc égal à 0. Durant le 4/5 couvert par la MRT 507, l’agent ne preste aucune heure. Le nombre d’heures par semaine du travailleur est donc aussi égal à 0.
    

5. Complétez, sur chaque élément, la zone "nombre d’heures par semaine dans l’horaire de base du travailleur" en y indiquant le nombre d’heures couvertes par chaque absence.

   Voir le tableau ci-dessous : la MRT code 4 couvre 1/5 de 38 heures, soit 7,60 et la MRT code 507 couvre 4/5 de 38 heures, soit 30,40.

En résumé : en dédoublant la période avec 2 absences simultanées en 2 éléments de carrière et en mentionnant le nombre d’heures couvertes par chaque absence, le SFP connaît ainsi le pourcentage d’absence par MRT pour la période considérée.

Vous pouvez retrouver les informations ci-dessus dans les instructions administratives (chapitre III - 7.7.3)S'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Dans la DmfA :

Découvrez sur le site Web de la Sécurité socialeS'ouvre dans une nouvelle fenêtre comment déclarer des mesures de réorganisation simultanées dans les déclarations trimestrielles.

Congé politique pour un mandat au niveau local : quel code d’absence dois-je utiliser ?

Le congé politique donne à un agent la possibilité de s’absenter de son travail pour exercer un mandat politique.

La législation en vigueur au moment où ce congé est pris détermine quels agents ont le droit à ce congé (contractuels, stagiaires, statutaires [temporaires]), ainsi que leur position administrative.

On distingue la dispense de service du congé politique (facultatif ou d’office) :

• Dans le cas d’une dispense de service, l’agent a droit au traitement ; ces jours sont assimilés à de l’activité de service. Vous ne devez introduire aucun code d’absence, ni dans les données historiques, ni dans la déclaration DmfA.
• Dans le cas d’un congé politique facultatif ou d’office, les conséquences sont différentes en fonction du statut.

 

Vous trouvez ci-dessous un aperçu des possibilités et des bons codes d’absence :

*Exemple : pour les fonctionnaires fédéraux, le congé politique est assimilé à de l’activité de service à partir du 01.01.2001 ; avant cette date, le congé politique était assimilé à la position administrative de non-activité.

**MRT = période de plus de 5 jours calendriers consécutifs (week-end inclus) ; absence non situable/code de prestation = max. 5 jours calendriers consécutifs

Congé pour prestations réduites pour raisons médicales

Le congé pour prestations réduites pour raisons médicales d'un collaborateur statutaire n'a aucune influence sur le droit à la pension de fonctionnaire (détermination de la date de la pension).  

Néanmoins, il y a une influence sur le montant de la pension si le fonctionnaire concerné a droit au tantième préférentiel 1/50 sur la base du tableau des services actifs. Dans cette situation, la période d’absence ne peut être prise en compte pour la pension qu’au tantième 1/60 et pas au tantième 1/50. 

Si un fonctionnaire est autorisé à travailler à temps partiel pour des raisons médicales, lorsque cette absence est assimilée à de l’activité de service et est partiellement rémunérée, elle doit être indiquée par le code MRT 501.

 

Données de traitement

Comment puis-je remplir correctement les données de traitement dans l’attestation historique et via la déclaration DmfA ?

Pour pouvoir calculer correctement la pension, des données de traitement correctes sont essentielles.

Les données de traitement ont pour vocation d’établir le traitement de référence qui sert de base au calcul de la pension de fonctionnaire.

Le traitement de référence est le traitement moyen :

• des 5 dernières années de carrière (ou de l’ensemble de la carrière si celle-ci est inférieure à 5 ans) pour les personnes nées avant le 01.01.1962 ;
• des 10 dernières années de carrière (ou de l’ensemble de la carrière si celle-ci est inférieure à 10 ans) pour les personnes nées après le 31.12.1961.

Ces périodes de référence doivent être prolongées par des périodes d'absence non admissibles.

Pour les services statutaires et contractuels prestés pendant la période de référence, les traitements associés à ces services doivent être introduits.

Si votre travailleur était en service chez vous au 1^er janvier 2011, vous devez déclarer les traitements et les éventuels suppléments de traitement à partir du 1^er janvier 2006 si l’agent est statutaire (et uniquement pour les périodes chez l’employeur déclarant) dans l’attestation historique de carrière Capelo.

Dans certaines situations, des données de traitements supplémentaires peuvent être demandées par le SFP. Ce peut être le cas, par exemple, pour un travailleur statutaire ayant une période de référence de 10 ans (né après le 31.12.1961), qui a quitté le secteur public le 01.01.2012 et pour qui les données de traitement à partir du 01.01.2006 ne suffit pas : dans ce cas, les données de traitements doivent être complétées dès le début de la période de référence, soit, dans cet exemple, à partir du 01.01.2002 (pour les services statutaires et les services contractuelles admissibles).

Si votre travailleur a quitté le service avant le 1^er janvier 2011 et a quitté le secteur public, nous avons également besoin de ses données de traitement des 5 ou 10 dernières années (voir plus haut) pour pouvoir calculer sa pension différée.

Règles spécifiques en cas de pension différée

Pour une pension de retraite immédiate (= lorsque le fonctionnaire est resté en service jusqu’à la veille de sa mise à la retraite), le traitement moyen est déterminé sur la base du statut pécuniaire en vigueur à la date de prise de cours de la pension.

Lorsqu’un travailleur statutaire n’est pas resté en service jusqu’à la veille de sa mise à la retraite car il a démissionné ou a été licencié (= pension différée), d’autres règles s’appliquent.

Lorsqu’on vous demande de remplir une attestation historique de carrière (type 1) pour un travailleur qui a quitté le service public avant le 01.01.2011 (et n’a plus accompli de prestations dans le service public par la suite), vous pouvez être confronté à cette situation.

Dans ce cas, 2 possibilités s’offrent à vous :

• Si la cessation de la fonction s’est produite avant le 1^er janvier 2007, le statut pécuniaire en vigueur le 1^er janvier 2007 est pris en compte. En d’autres termes, vous prenez l’échelle de traitement dont une personne avec la même fonction aurait bénéficié au 1^er janvier 2007.
• Si la cessation de la fonction s’est produite après le 1^er janvier 2007, la pension est déterminée sur la base du statut pécuniaire en vigueur le premier jour du mois qui suit la cessation de la fonction. Vous prenez alors l’échelle de traitement qui était en vigueur le 1er jour du mois qui suit la cessation de la fonction.

Pour les suppléments de traitement, les montants doivent toujours être indiqués tels qu’ils ont réellement été payés à l’intéressé.

Vous retrouvez les échelles et les suppléments de traitement dans DmfA-AtlasS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

En savoir plus sur l’introduction de données de traitement dans les instructions administratives (chapitre III - point 8)S'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

À partir du 01.01.2011, vous introduisez les données de traitementS'ouvre dans une nouvelle fenêtre et les éventuels suppléments de traitementS'ouvre dans une nouvelle fenêtre via la déclaration DmfA.

Champs importants qui doivent être remplis lors de l’introduction des données de traitement :

• Référence de l’échelle de traitement

  Il s’agit de la référence à une échelle de traitement unique pour chaque employeur du secteur public. Cette donnée est indispensable.

  Le SFP constitue, pour chaque employeur, une liste reprenant la référence à utiliser pour chaque échelle de traitement prévue dans son statut pécuniaire.

  Vous trouvez une liste des références via notre page DmfA-AtlasS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

  Vous pouvez aussi y consulter les références des suppléments de traitement pour votre organisation. Pas tous les travailleurs du secteur public ont droit à des suppléments de traitement, ou ne reçoivent de tels suppléments que pendant certaines périodes. La ligne de supplément de traitement dans les données historiques est donc facultative.
   

• Date de prise de rang dans l’ancienneté pécuniaire

  Cette donnée est indispensable. La date de prise de rang dans l’ancienneté pécuniaire est la date à partir de laquelle l’ancienneté pécuniaire du travailleur commence.

  Cette date est exprimée en année et en mois et elle permet de déterminer l’ancienneté pécuniaire dont le travailleur bénéficie.

  Sur la base de cette date, on détermine l’échelon atteint par le travailleur dans son échelle de traitement et le traitement barémique annuel qui doit servir de base au calcul de son traitement mensuel.

  Comment puis-je déterminer cette date ?

  1. Établissez l’ancienneté pécuniaire en additionnant les durées de toutes les périodes admissibles. La durée totale est exprimée en années et en mois.
  2. Ensuite, remontez dans le temps d’une durée équivalente à la durée totale de l’ancienneté pécuniaire calculée précédemment.
      

  La date déterminée correspond à l’ancienneté 0. Cette date est appelée date de prise de rang.

  Exemple :

  Madame X est nommée à titre définitif depuis le 1er octobre 1992. Nous calculons la date de prise de rang dans son ancienneté pécuniaire au 1er janvier 2006 : c’est la date à partir de laquelle l’employeur est tenu de déclarer cette donnée dans l’attestation historique.

  Le tableau ci-dessous reprend toutes les périodes qui sont admissibles pour l’ancienneté pécuniaire en vertu du statut pécuniaire applicable à Madame X, ainsi que la durée totale acquise au 31 décembre 2005 (selon le statut pécuniaire des services prestés dans le secteur privé, comme indépendant et chez d’autres employeurs publics peuvent être admissibles).

  Employeur	Date de début	Date de fin	Nombre d’années	Nombre de mois
  Employeur 1	01.01.1978	31.12.1980	3	-
  Employeur 2	01.06.1983	31.12.1990	7	7
  Employeur 3	01.10.1991	31.12.2005	14	3
  TOTAL			24	10

  • Au 1^er janvier 2006, l’ancienneté pécuniaire de Madame X est égale à 24 ans et 10 mois.
  • Pour calculer la date de prise de rang, il faut donc remonter dans le temps de 24 ans et 10 mois (à partir du 1^er janvier 2006), ce qui correspond au 1^er mars 1981.

  Au 1^er janvier 2006, la date de prise de rang dans l’ancienneté pécuniaire de Madame X s’exprime comme suit : 1981-03.

  Quand dois-je modifier la date de prise de rang ?

  En principe, la date de prise de rang est une donnée stable. Tant que l’ancienneté pécuniaire évolue normalement, cette date ne change pas.

  Cependant, si l’ancienneté pécuniaire doit être recalculée, une nouvelle date de prise de rang doit être déterminée.

  Cette situation peut par exemple se présenter lorsque le travailleur n’a pas le droit à l’avancement de traitement lors d’une absence en situation de non-activité :

  • Tant que le travailleur se trouve dans cette situation, la date de prise de rang ne peut pas être modifiée. À ce moment-là, la durée exacte pendant laquelle l’ancienneté est gelée n’est pas encore connue. Par ailleurs, le travailleur ne reçoit alors plus de son traitement d’activité.
  • Ce n’est qu’une fois qu’il sera de nouveau actif que nous pourrons recalculer l’ancienneté pécuniaire. La date de prise de rang doit alors être recalculée (et sera ultérieure à la date de prise de rang avant son absence) et une nouvelle ligne de traitement barémique doit être créée avec la nouvelle date.
     

  Exemple :

  Madame X de l’exemple précédent prend un congé non rémunéré en situation de non-activité du 1^er janvier 2007 au 31 décembre 2007.

  • Le 1^er janvier 2007, son ancienneté pécuniaire est "gelée" à 25 ans et 10 mois (la date de prise de rang est toujours 1981-03).
  • Le 1^er janvier 2008, elle reprend son travail et a toujours une ancienneté pécuniaire de 25 ans et 10 mois. À ce moment-là, nous pouvons recalculer la date de prise de rang : nous remontons dans le temps de 25 ans et 10 mois à partir du 1^er janvier 2008, ce qui correspond au 1er mars 1982. La date de prise de rang devient donc 1982-03.
     
• Montant du traitement barémique

  Le montant du traitement barémique :

  • est un montant non indexé. Il doit coïncider avec le montant de l’échelon correspondant à l’ancienneté pécuniaire que le travailleur atteint dans son échelle de traitement.
  • correspond toujours à un traitement complet pour une fonction à temps plein, même si le travailleur exerce une fonction à prestations incomplètes (temps partiel ou temps plein avec des prestations réduites).

  Lorsque le travailleur reçoit une rémunération autre que son traitement d’activité (par exemple un traitement d’attente en cas de disponibilité pour maladie) ou ne reçoit plus aucune rémunération de son employeur tout en conservant une relation de travail avec lui (par exemple s’il est en congé pour interruption complète de la carrière, ou en absence de longue durée pour raisons personnelles), le montant du traitement à déclarer doit être celui que le travailleur aurait reçu s'il était resté en service.

  Une nouvelle ligne de traitement barémique doit être entamée dès qu’une des données suivantes change :
  • date de prise de rang ;
  • référence de l’échelle de traitement ;
  • montant du traitement barémique ;
  • nombres d’heures par semaine ;
  • nombre d’heures par semaine pour un traitement barémique complet.

 

DmfA-Atlas : comment dois-je m’identifier ?

DmfA-Atlas est une base de données qui réunit les échelles et suppléments de traitement actifs d’un employeur.

Les employeurs peuvent accéder à cette application via notre page DmfA-AtlasS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Cette application vous permet également de demander une référence pour une échelle de traitement encore inconnue au SFP.

Si certaines échelles de traitement ou certains suppléments de traitement ne disposent pas encore d’un code DmfA, vous pouvez alors - pour les cas urgents et dans l’attente de l’attribution d’un code valide - utiliser un code provisoire.

Ce manuelS'ouvre dans une nouvelle fenêtre vous fournira davantage d’informations sur l’utilisation de DmfA-Atlas.

Vous avez des questions sur les échelles de traitement, les suppléments ou la DmfA-Atlas ? Envoyez un mail à gg@sfpd.fgov.be

 

Diplômes

Pourquoi dois-je introduire des diplômes ? Qu'est-ce qu'une bonification pour diplôme ?

Un diplôme peut compter en partie ou entièrement pour la pension (bonification pour diplôme) s'il était exigé :

• pour la fonction dans laquelle le membre du personnel a été nommé à titre définitif ;
• pour une nomination ultérieure ;
• avant le 1^er décembre 2017.

Les données introduites relatives aux diplômes sont donc prises en compte dans le cadre du calcul du montant de la pension (ainsi que pour la date de prise de cours de la pension pour une certaine période encore, car ce système s’éteint petit à petit).

Il est donc essentiel que les données relatives aux diplômes soient correctes !

Quels diplômes dois-je introduire ?

Vous trouvez ci-dessous les diplômes que vous pouvez introduire, et uniquement s'ils sont requis pour la fonction :

Quelle durée d'étude puis-je introduire ?

Seule la durée légale des études pour l'obtention du titre ou du diplôme exprimée en années. Les années supplémentaires, p.ex. celles que la personne concernée a redoublées ou qu'il a étaler ses études sur une période plus longue, ne peuvent pas être encodées.

Que faire si mon employé a obtenu plusieurs diplômes ou un diplôme supérieur à celui exigé ?

Si votre employé a obtenu plusieurs diplômes ou un diplôme supérieur à celui exigé, vous ne pouvez introduire que le diplôme requis.

Exemple :

Un employé titulaire d'un master en droit avec 5 années d’études est recruté dans un poste pour lequel un bachelier est requis : vous ne pouvez introduire que le nombre minimum d'années d'études dont l'intéressé a besoin pour obtenir son bachelier.

Plus précisément, dans les champs :

• "Intitulé du diplôme" : vous devez indiquer qu'il s'agit d'un bachelier.
• "Durée (en années)" : indiquez le nombre minimum d'années d'études requises pour obtenir le bachelier, donc 3 ans.

Si votre employé a obtenu un diplôme sous l'ancien système, dans cet exemple un master en droit, vous indiquez alors le diplôme de bachelier dans cette situation. Attention : la durée des études pour un diplôme de bachelier en droit est de 2 ans !

Puis-je encoder un diplôme lors d'une promotion ?

Si le membre du personnel obtient une promotion pour une fonction sans posséder le diplôme d'études supérieures normalement requis, ce diplôme ne peut pas être encodé. L'intéressé ne peut donc pas prétendre à une bonification pour diplôme. Le diplôme peut par contre compter pour une régularisation des périodes d'études.

Que faire si un membre du personnel est nommé ou promu après le 01.12.2017 et qu'un diplôme d'études supérieures est requis pour la nouvelle fonction ?

Exemple : un membre du personnel est nommé avant le 1^er décembre 2017 dans le niveau C. Au moment de cette nomination, il possédait un bachelier, mais n'avait pas droit à une bonification pour diplôme parce que la possession du diplôme n'était pas une condition lors du recrutement. Après le 1^er décembre 2017, ce membre du personnel accède au niveau B (via un recrutement ou via une promotion pour laquelle un bachelier était requis).

• Le membre du personnel n'a pas droit à une bonification pour diplôme. Vous ne pouvez donc pas encoder de diplôme.

Exemple : un membre du personnel est nommé avant le 1^er décembre 2017 dans le niveau B. Au moment de cette nomination, il possédait un master, mais seul son bachelier était requis et fut introduit. Après le 1^er décembre 2017, ce membre du personnel accède au niveau A (via un recrutement ou via une promotion pour laquelle un bachelier était requis).

• Le membre du personnel n'a pas droit à une bonification pour diplôme pour son master. Vous ne pouvez donc pas encoder de nouveau diplôme.

Que faire si un membre du personnel souhaite régulariser ses périodes d'études ?

Si un membre du personnel souhaite régulariser un diplôme, vous, en tant qu'employeur, ne devez rien faire. La personne concernée doit elle-même introduire une demande sur mypension.beS'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Contrairement à la bonification pour diplôme, le diplôme obtenu ne doit pas être une condition d'engagement permanent ou de promotion ultérieure en cas de régularisation. Dans cette situation, le Service fédéral des Pensions ajoutera le diplôme lui-même à la carrière dans mypension.beS'ouvre dans une nouvelle fenêtre lorsqu'il sera effectivement régularisé.