Snel omschakelen: medewerkers

Ook ons personeel schakelde snel om!

COVID-19 zorgde niet alleen voor uitdagingen op het vlak van onze dienstverlening aan u als burger, ook ons personeel moest uiteraard de nodige aandacht en begeleiding krijgen in deze moeilijke omstandigheden. Hieronder laten we u zien welke uitdagingen we hadden en hoe we die aanpakten.

Mocht u zin krijgen in wat personeelscijfers, check dan onze pagina met de personeelscijfers!

 

Selecties

Ook voor de selecties was 2020 een bijzonder jaar. Zoals gewoonlijk stonden er in het begin van het jaar veel wervings- en bevorderingsprocedures op onze planning, waarvan de testen en de gesprekken in het voorjaar moesten plaatsvinden. En toen kwam COVID-19: SelorOpent in een nieuw venster sloot zijn deuren en de computertesten en 'live' selectiegesprekken konden, ook in ons eigen huis, niet meer doorgaan. Noodgedwongen was er dus grotendeels een stilstand tijdens de eerste maanden van de coronacrisis.

Maar ambtenaren zijn van nature uit creatieve geesten! Samen met Selor zocht en vond ons selectieteam oplossingen. Zodra het reglementair kader voor online selectiegesprekken gecreëerd was (er was een nieuw Koninklijk Besluit nodig), gingen onze selectiedeskundigen van start met selectiegesprekken: de kandidaten én jury waren niet fysiek aanwezig, maar gebruikten Teams om de selectie toch mogelijk te maken.

Voor de procedures waar fysieke aanwezigheid nog wel aangewezen was (bv. wervingen of bevorderingsprocedures waar cases voorgelegd worden) hebben we een draaiboek opgemaakt. Zo konden selecties toch coronaproof doorgaan.

We konden in deze moeilijke omstandigheden in 2020 toch meer dan 30 procedures afhandelen. Het resultaat? 99 aanwervingen (statutairen én contractuelen) en 110 bevorderingen.

 

Starten en vertrekken in coronatijden: niet zo evident…

Welkom bij de Pensioendienst

De eerste werkdag is altijd een beetje spannend… Maar wat als je van thuis uit moet beginnen werken? En met welk materiaal?

Tijdens de coronaperiode verschilden de maatregelen soms, afhankelijk van de versoepelingen of verstrengingen van dat moment, waardoor sommige nieuwkomers op kantoor konden starten met een beperkt aantal collega’s om hen coronaproof wegwijs te maken.

De nieuwkomers die door verplicht telewerk thuis aan hun avontuur bij ons moesten beginnen, lieten we uiteraard niet aan hun lot over. Hun laptop werd bij hen thuis afgeleverd door 1 van onze chauffeurs. Daarna konden ze online kennis maken met hun collega’s en de Pensioendienst.

Adieu collega’s van thuis uit…

Ook de laatste werkdag is in deze tijden speciaal. Voor corona kon je al je collega’s nog een laatste keer 'live' dag zeggen en het glas heffen op een verdiend pensioen. Nu moest dat noodgedwongen virtueel…
 

Corona zorgt voor veel logistieke uitdagingen…

Een chronologische samenvatting:

Eind februari 2020

Ons co-departement Logistiek anticipeerde door zelf op zoek te gaan naar mondmaskers en handgel. Dit bleek heel moeilijk: veel leveranciers zaten al door hun voorraad en kregen geen nieuwe voorraad meer binnen…

Half maart 2020

Opeens moesten alle onze medewerkers met een telewerkbare functie telewerken. Een aantal logistieke diensten bleven wel op post. Zo zorgden de diensten Digi-Scan en Print & Send ervoor dat de inkomende en uitgaande post behandeld en verwerkt werd.

Logistiek moest voor van alles zorgen:

• contracten (gedeeltelijk) opschorten;
• de HVAC-voorzieningen (verwarming, ventilatie en airconditioning) tot een minimum terugschakelen;
• overal in de koelkasten de bederfbare producten weghalen;
• alle planten in de Zuidertoren en de regionale kantoren verzorgen;
• de binnengekomen post in de regionale kantoren inscannen;
• zorgen dat de collega’s die naar kantoor moesten komen een bewijs “afwijking op de norm van werken op afstand” hadden, want de politie voerde controles uit op de verplaatsingen;
• meewerken aan het draaiboek en de FAQ voor onze medewerkers.

 

Mei 2020

Het Nationaal Crisisoverleg besliste dat niet-strategische bedrijven het werk terug mochten opstarten, maar dat telewerk wel verplicht bleef.

De Technische Dienst hernam het werk in bubbels om de impact van een eventuele besmetting te verkleinen. De focus lag vooral op zelf materiaal maken: handgeldispersers, plexischermen, …

Logistiek hernam bepaalde (onderhouds)contracten, zowel voor de Zuidertoren als voor de regionale kantoren, in functie van de aanwezigheid in de gebouwen. Zo monitorde Logistiek bijvoorbeeld de aanwezigheden in de kantoren zodat die gepoetst konden worden.

Logistiek zorgde ook dat er affiches hingen in de Zuidertoren en de regionale kantoren in de strijd tegen Covid-19.

Eind mei 2020

Back Office maakte de starterkits klaar voor ons personeel. Elke starterkit bestond uit een handgel, een desinfecterende spray, een set mondmaskers voor de komende maand en een handleiding voor handhygiëne. Elke maand kon het personeel een pakketje mondmaskers gaan afhalen.

Juni tot september 2020

Het personeel mocht, in beperkte mate, terugkeren naar de werkplek. Telewerk had nog wel de voorkeur.

De Pensioenpunten heropenden op afspraak.

Logistiek voorzag handgel en desinfecterende sprays. Er stonden handgeldispensers aan de liften, in de onthaalzones voor onze bezoekers, aan de multifunctionele printers, ...

De Technische Dienst installeerde haar plexischermen in de Callcenters en de ruimtes voor het onthaal van de bezoekers.

De bewakingsdienst zorgde voor de verdeling van de starterkits onder ons personeel.

Vanaf half september 2020

COVID-19 rukte terug op! We volgden de richtlijnen van het Nationaal Crisiscentrum en verstrengden de mogelijkheden om terug te keren naar onze kantoren.

Logistiek herbekeek de contracten met de externe firma’s en paste de uitvoeringsmodaliteiten waar nodig aan.

Wie geen telewerkbare functie had of toch absoluut op kantoor moest zijn, beschikte via Logistiek nog altijd over mondmaskers, handgel, handschoenen, gezichtsschermen, desinfecterende sprays, …
 

Ondersteuning bij verplicht telewerk

Onze medewerkers konden voor corona al 2 dagen telewerken. Toch vereiste de omschakeling naar voltijds telewerk begeleiding en ondersteuning voor onze medewerkers, want:

• de meeste van onze medewerkers moesten plots alles online doen: vergaderen, communiceren, samenwerken aan documenten, …;
• het directe, echte contact met de collega’s viel plots grotendeels weg.

 

Online werken

Ook zonder COVID-19 zouden we ingezet hebben op online samenwerking. Sommige diensten stonden al iets verder dan andere bij het gebruik van Teams, maar door COVID-19 kwam alles in een stroomversnelling. Alle medewerkers kregen een basisopleiding om Teams optimaal te kunnen gebruiken om:

• te vergaderen;
• documenten te delen en er met meerdere collega’s in te kunnen werken;
• te chatten met collega’s (of een groep collega’s);
• ...

We publiceren op ons Intra-NET ook regelmatig handige tips over de (nieuwe) functionaliteiten.

 

Tips om optimaal van thuis uit te kunnen werken

Voltijds van thuis uit werken, is niet eenvoudig. En zeker niet als er ook nog kinderen zijn die thuis les moeten volgen en geëntertaind moeten worden.

We gaven onze medewerkers heel wat tips om dat voltijds telewerk zo goed mogelijk te laten verlopen:

• Hoe richt ik mijn werkplek thuis zo goed mogelijk in?
• Hoe kan ik voldoende pauzeren en bewegen?
• Hoe kan ik optimaal samenwerken met mijn collega’s?
• Hoe kan ik gezond eten?
• Hoe combineer ik mijn werk met mijn gezin?
• Hoe blijf ik positief in deze moeilijke omstandigheden?
• ...

Enkele voorbeelden van onze ludieke tips:

Middagactiviteiten en andere initiatieven

Daarnaast hebben we onze medewerkers uitgedaagd met een FPD Virtual Run en FPD Zwift Classic.

De FPD Virtual Run was onze allereerste virtuele loopwedstrijd onder collega’s. De opdracht: tussen 4 en 31 mei 2020 dicht bij huis 5, 10 of 20 km lopen. 35 medewerkers gingen de uitdaging aan en kregen een (virtuele) gouden medaille!

Op 5 mei stonden dan weer 8 collega’s aan de start van de allereerste FPD Zwift Classic. Hun opdracht? Naar de top van de mythische Alpe d’Huez fietsen! En dat allemaal vanuit hun kot.

Misschien iets minder evident om veel deelnemers te hebben, want je moet toch de nodige uitrusting hebben zoals een fiets op rollen of een fietstrainer en verbonden zijn met het platform Zwift. Maar de deelnemers waren unaniem heel enthousiast over dit initiatief!