Adaptation rapide : collaborateurs

Notre personnel aussi s’est adapté rapidement !

Le corona n'a pas seulement créé des défis par rapport aux services que nous offrons au citoyen, notre personnel a également eu besoin d’attention et de conseils dans ces circonstances difficiles. Nous vous expliquons les défis que nous avons rencontrés et les solutions que nous avons trouvées pour les relever.

Si vous avez envie de quelques chiffres du personnel, consultez notre page Notre personnel en chiffres !

 

Les sélections

2020 a aussi été une année particulière pour les sélections. Comme d'habitude, nous avions prévu de nombreux recrutements et promotions en début d'année, avec des tests et entretiens programmés au printemps. Et puis le corona est arrivé : SelorS'ouvre dans une nouvelle fenêtre a fermé ses portes, les tests informatiques et les entretiens de sélection "en direct" ont dû être annulés, même dans nos propres locaux. Par nécessité, beaucoup de sélections ont été interrompues pendant les premiers mois de la crise corona.

Mais les fonctionnaires ont naturellement des esprits créatifs ! Avec Selor, notre équipe de sélection a cherché et trouvé des solutions. Dès la création du cadre réglementaire des entretiens de sélection en ligne (un nouvel arrêté royal était nécessaire), nos experts en sélection ont commencé par des entretiens de sélection : les candidats et le jury n'étaient pas physiquement présents, mais utilisaient Teams pour rendre la sélection possible.

Nous avons établi un scénario pour les procédures où la présence physique était encore nécessaire (par exemple, les procédures de recrutement ou de promotion où des cas sont soumis). De cette façon, les sélections ont pu se poursuivre.

Malgré ces circonstances difficiles, nous avons pu terminer plus de 30 procédures en 2020. Le résultat ? 99 recrutements (statutaires et contractuels) et 110 promotions.

 

Commencer ou partir en temps de corona : pas si simple...

Bienvenue au Service Pensions

Le premier jour de travail… C’est toujours un peu excitant ! Mais si vous deviez commencer à travailler à domicile ? Avec quel matériel ?

Pendant la période corona, en fonction de l'assouplissement ou du renforcement des mesures, les premiers jours n’ont pas été les mêmes pour tous…

Ainsi, certains nouveaux arrivants ont pu commencer au bureau avec un nombre limité de collègues.

D’autres ont dû commencer leur aventure avec nous depuis chez eux, en raison du télétravail obligatoire. Nous ne les avons pas laissé tomber. Leur ordinateur portable a été livré à leur domicile par l'un de nos chauffeurs. Ils ont ensuite pu faire connaissance avec leurs collègues et le Service Pensions en ligne.

Au revoir collègues !

Le dernier jour de travail est également spécial en ces temps. Avant le corona, vous pouviez dire une dernière fois au revoir "en live" à tous vos collègues et prendre un verre pour fêter une retraite bien méritée. En ces temps de crise sanitaire, il fallait le faire virtuellement…

 

Le corona crée de nombreux défis logistiques…

Un résumé chronologique :

Fin février 2020

Notre co-département Logistique a anticipé en recherchant lui-même des masques buccaux et des gels pour les mains. Cela s'est avéré très difficile : de nombreux fournisseurs étaient déjà en rupture de stock et ne recevaient plus de nouveau stock…

Mi-mars 2020

Du coup, tous nos collaborateurs disposant d’un poste de télétravail ont dû télétravailler. Un certain nombre de services logistiques sont restés en place. Par exemple, les services Digi-Scan et Print & Send ont assuré le traitement du courrier entrant et sortant.

Le co-département Logistique a dû s'occuper de tout :

• suspendre certains contrats (partiellement) ;
• réduire au minimum les installations CVC (chauffage, ventilation et climatisation) ;
• retirer les produits périssables de tous les réfrigérateurs ;
• prendre soin de toutes les plantes de la Tour du Midi et des bureaux régionaux ;
• scanner le courrier entrant dans les bureaux régionaux ;
• s'assurer que les collègues qui devaient venir au bureau aient la preuve d'une "dérogation par rapport à la norme du télétravail", car la police effectuait des contrôles sur les déplacements ;
• contribuer à la feuille de route et à la FAQ pour nos employés.

 

Mai 2020

Le Conseil national de de crise décide que les entreprises non stratégiques peuvent reprendre le travail, mais le télétravail reste obligatoire.

Le Service Technique reprend le travail dans des bulles pour réduire l'impact d'une éventuelle contamination. L'accent est principalement mis sur la fabrication de notre propre matériel : distributeurs de gel pour les mains, écrans en plexi, ...

Logistique reprend certains contrats (de maintenance), tant pour la Tour du Midi que pour les bureaux régionaux, en fonction de la présence dans les bâtiments. Par exemple, Logistique surveille la présence dans les bureaux afin qu'ils puissent être nettoyés.

Logistique fournit des affiches dans la Tour du Midi et les bureaux régionaux pour la lutte contre Covid-19.

Fin mai 2020

Back Office prépare les kits de démarrage pour notre personnel. Chaque kit de démarrage se compose d'un gel pour les mains, d'un spray désinfectant, d'un ensemble de masques buccaux pour le mois à venir et d'un manuel d'hygiène des mains. Chaque mois, le personnel peut récupérer un paquet de masques buccaux.

 

De juin à septembre 2020

Le personnel peut, dans une mesure limitée, retourner sur le lieu de travail. Le télétravail reste privilégié.

Les Pointspensions rouvrent sur rendez-vous.

Logistique fournit du gel pour les mains et des sprays désinfectants. Des distributeurs de gel pour les mains sont prévus aux ascenseurs, dans les espaces d'accueil des visiteurs du SFP, au niveau des imprimantes multifonctions, ...

Le Service Technique installe ses écrans plexi dans les Call Centers et les espaces d'accueil des visiteurs.

Le service de sécurité est responsable de la distribution des kits de démarrage à notre personnel.

 

Depuis mi-septembre 2020

La COVID-19 est en hausse ! Le SFP suit les directives du Centre national de crise et restreint les possibilités de retour dans nos bureaux.

Logistique revoit les contrats avec les sociétés externes et ajuste les modalités de mise en œuvre si nécessaire.

Toute personne qui n'a pas de fonction télétravaillable ou qui doit absolument être au bureau, dispose quand même des masques buccaux, du gel pour les mains, des gants, des écrans faciaux, des sprays désinfectants, ...

 

Accompagnement du télétravail obligatoire

Nos collaborateurs pouvaient télétravailler 2 jours par semaine avant le corona. Cependant, le passage au télétravail à temps plein a nécessité un accompagnement de nos collaborateurs car :

• la plupart de nos collaborateurs ont soudainement dû tout faire en ligne : se réunir, communiquer, collaborer sur des documents, … ;
• le contact direct et réel avec les collègues a soudainement largement disparu.

 

Travailler en ligne

Même sans le corona, nous aurions investi dans la collaboration en ligne. Certains services étaient déjà un peu plus loin que d'autres dans l'utilisation de Teams, mais tout s'est accéléré à cause du corona. Tous les collaborateurs ont reçu une formation de base pour utiliser de manière optimale Teams pour :

• organiser et suivre des réunions ;
• partager des documents et travailler dessus avec d’autres collègues ;
• discuter avec des collègues (ou un groupe de collègues) ;
• ...

Nous publions également régulièrement des conseils utiles sur les (nouvelles) fonctionnalités de Teams sur notre Intra-NET.

 

Astuces pour travailler de manière optimale depuis le domicile

Travailler à domicile à temps plein n'est pas facile. Et encore moins s'il y a des enfants qui ont besoin d'être instruits et divertis à la maison.

Nous avons donné à nos collaborateurs de nombreux conseils pour que le télétravail à temps plein se déroule le mieux possible :

• Comment aménager au mieux mon lieu de travail chez moi ?
• Comment puis-je faire une pause et faire suffisamment d'exercice ?
• Comment puis-je collaborer de manière optimale avec mes collègues ?
• Comment puis-je manger sainement ?
• Comment combiner mon travail avec ma famille ?
• Comment rester positif dans ces circonstances difficiles ?
• ...

Quelques exemples de nos astuces amusantes :

Activités de midi et autres initiatives

De plus, nous avons mis nos collaborateurs au défi avec un SFP Virtual Run et un SFP Zwift Classic.

Le SFP Virtual Run a été notre toute première course virtuelle entre collègues. La mission : marcher 5, 10 ou 20 km près de chez soi entre le 4 et le 31 mai 2020. 35 collaborateurs ont relevé le défi et ont reçu une médaille d'or (virtuelle) !

Le 5 mai, 8 collègues étaient au départ du tout premier SFP Zwift Classic. Leur mission ? Montez au sommet de la mythique Alpe d'Huez ! Et tout ça depuis leur domicile.

Peut-être un peu moins évident d'avoir beaucoup de participants, car il faut quand même avoir le matériel nécessaire comme un vélo sur roulettes ou un vélo d'entraînement et être connecté à la plateforme Zwift. Mais les participants ont été unanimement très enthousiastes sur cette initiative !